Checklist pour organiser un concert de danse

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez les artistes, les groupes de danse et le matériel sonore avant d’ouvrir la billetterie. Demandez au minimum 2 semaines avant le concert les fichiers musicaux, les besoins techniques et les informations de présentation de chaque artiste.
• Préparez un plan du public qui indique les entrées, les chaises, les tables, les portants et le parcours jusqu’à la zone de spectacle. Ajoutez des poteaux de balisage si les flux doivent être séparés entre accueil, vestiaire et espace de danse.
• Testez la chaîne audio complète au plus tard la veille : haut-parleurs, table de mixage, microphones, pieds de micro, boîtiers DI, câbles et ordinateur musical. Prévoyez des enrouleurs électriques, des multiprises et une solution de repli pour les fichiers musicaux.
• Partagez le déroulé avec les artistes, les bénévoles et la régie au moins 48 heures avant l’ouverture. Répartissez clairement l’accueil, la billetterie, les inscriptions, la restauration, le chargement et le déchargement.
• Refroidissez les boissons le jour précédent et vérifiez les stocks avant l’arrivée du public. Comptez les verres réutilisables, les tasses, les assiettes, les couverts, les plateaux et les pinces de service, puis préparez les thermos, bouilloires et glacières avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de danse ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, les artistes et le matériel sonore, puis prévoyez les permis, les assurances, la billetterie et la restauration.

Quand ouvrir la billetterie d’un concert de danse ?

Ouvrez la billetterie environ 4 à 6 semaines avant le concert, une fois la date, le lieu, le programme et les artistes confirmés. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions et ajuster l’accueil.

Quand faire les tests techniques pour un concert de danse ?

Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifiez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les fichiers musicaux, l’éclairage et toutes les connexions électriques.

Combien de temps avant ouvrir le lieu le jour du concert ?

Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet de libérer la zone de chargement, installer le son et l’éclairage, placer le mobilier, refroidir les boissons et faire un dernier briefing des bénévoles.

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