Checklist para organizar un concierto de danza sin olvidar nada

Un concierto de danza combina actuaciones, música, público y necesidades técnicas que deben encajar minuto a minuto. Esta checklist reúne 71 tareas y 49 materiales para avanzar desde la reserva del lugar hasta la apertura de puertas. Incluye la contratación de artistas, el sonido, los permisos, las entradas, el catering y la coordinación de voluntarios. Úsala como guía de trabajo y comprueba cada punto antes del día del concierto, especialmente los archivos de música, las conexiones técnicas y la zona de carga.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar a artistas y grupos de baile
2 personas
Reservar equipo de sonido
Comprobar permisos y seguros
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir catering y bebidas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir el plan de trabajo
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Crear el plano y la ruta del público
Hacer tarjetas de nombre y pulseras
2 personas
Imprimir los programas
Comprar decoración
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las listas de reproducción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la briefing a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Poner la música de apertura
Coordinar las actuaciones
3 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Montar y desmontar las actuaciones
3 personas
Anunciar la actuación final
Cerrar la música
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Silenciar el sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Empacar el equipo
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Taburetes de barcant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 100
Percheroscant. 4
Mesas plegablescant. 4
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Portátil de música
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Auricularescant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnalda de lucescant. 6
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cubiertos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Telones de fondo de telacant. 3
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 10
Plantascant. 8
Atriles para programascant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Pizarrascant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Contenedores de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el horario al menos 7 días antes: los grupos necesitan saber sus turnos, pruebas de sonido, accesos y tiempos de cambio.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con 10 días de margen. Confirma micrófonos, cajas DI, cables, mesa de mezclas y archivos de música antes de reservar el equipo.
Deja lista la ruta del público antes de imprimir programas, tarjetas y pulseras. Comprueba que las sillas, mesas, percheros y postes separadores no bloqueen entradas ni salidas.
Asigna los voluntarios por franjas horarias y comparte el plan de trabajo 48 horas antes. Incluye quién abre el recinto, recibe a los artistas, controla las entradas y despeja la zona de carga.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, calculando entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Comprueba también vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas antes de abrir el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de danza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, contratar a los artistas, comprobar permisos y abrir la venta de entradas. Reserva el sonido y confirma el programa técnico al menos 10 días antes.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba entre 2 y 3 horas antes de la apertura de puertas. Reserva tiempo para revisar micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, archivos de música y cambios entre grupos.
¿Cuántas bebidas necesito para un concierto de danza?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una cantidad extra para artistas y voluntarios. Enfría las bebidas el mismo día y prepara termos, teteras y neveras portátiles antes de abrir.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y abrir la venta de entradas?: Envía las invitaciones cuando el lugar, la fecha y el programa básico estén confirmados, idealmente 4 semanas antes. Abre la venta de entradas en ese momento y cierra las inscripciones o confirma el aforo entre 3 y 5 días antes.

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