Dansbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een dansbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je regelt tegelijk dansscholen, standhouders, workshops, demonstraties, catering en techniek. Begin met de locatie en werk daarna toe naar aanmeldingen, indeling en communicatie. Controleer in de laatste week vooral materialen, badges, bewegwijzering, kabels en batterijen. Zo voorkom je dat standhouders of bezoekers op de dag zelf moeten wachten op informatie of een werkende microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal bevestigen
Standhouders benaderen
2 personen
Dansscholen uitnodigen
2 personen
Leveranciers registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Programma samenstellen
2 personen
Workshops vastleggen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranklevering bestellen
Promotie online plaatsen
2 personen
Plattegrond maken
Standnummers toewijzen
Standhouders informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programma afdrukken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Spiegels plaatsen
3 personen
Dansvloer afzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Demonstraties aankondigen
Muziek tijdens demonstraties bedienen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekers informeren bij afsluiting
2 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Spiegels en standwanden afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelers leegmaken
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Beschadigingen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 10
Klapbankenaantal 4
Standwandenaantal 12
Podiumblokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Muziekkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 12
Spiegelsaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 20
Yogamattenaantal 20
Stretchbandenaantal 20
Handdoekenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Organisatie

Registratietafelsaantal 2
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 200
Beursplattegrondenaantal 200
Programmaboekjesaantal 200
Ticketscannersaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Scharenaantal 6
Papiertapeaantal 8
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 5
Markeerstiftenaantal 12
Pennenbakjesaantal 4
Tafelnummersaantal 30
Klembordenaantal 12
Beursdozenaantal 12
Opbergbakkenaantal 8

Tips

Leg workshops en demonstraties vast voordat je het programma afdrukt. Houd daarna ruimte over voor wijzigingen in tijden, zaalnummers en namen; een te vroeg gedrukt programma leidt snel tot verwarring.
Maak de plattegrond pas definitief nadat standhouders zijn geregistreerd. Wijs vervolgens standnummers toe en stuur iedere standhouder zijn nummer, opbouwinformatie en route naar de zaal.
Test geluid en verlichting tijdens de opbouw, niet pas bij de eerste demonstratie. Controleer beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, muziekkabels en verlengkabels afzonderlijk.
Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief reserveert. Tel koffie, glazen, borden, bestek en serveermateriaal apart na; servies voor de lunch is niet automatisch geschikt voor ontvangst en workshops.
Zet bezoekersinformatie op meerdere plekken klaar: naambadges bij de ontvangst, bewegwijzering bij de ingang en een zichtbaar programma. Controleer daarnaast of dansmatten, yogamatten, stretchbanden, spiegels en handdoeken in de juiste workshopruimte liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de locatie, standhouders en dansscholen. Open online aanmeldingen zodra het programma en de belangrijkste workshops zijn vastgelegd, meestal 6 tot 8 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik het programma van een dansbeurs afdrukken?: Druk het programma pas af nadat workshops, demonstraties en zaalindeling definitief zijn. Plan dit ongeveer 7 dagen voor de beurs, zodat je nog tijd hebt om een laatste wijziging te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, de standwanden, techniek en bewegwijzering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een geluids- en microfoontest.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren bij een dansbeurs?: Controleer bij binnenkomst eerst stroom, geluid, verlichting en de ontvangsttafel. Loop daarna de plattegrond na en controleer of alle standnummers, naambadges, materialen en workshopbenodigdheden op hun plek liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.