Tanzmesse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Tanzmesse verbindet Aussteller, Tanzschulen, Workshops und Vorführungen an einem Ort. Damit am Veranstaltungstag nicht noch Standnummern, Namensschilder oder Technik fehlen, ordnest du die Vorbereitung nach Fristen. Zuerst sicherst du Saal und Partner, danach öffnest du die Anmeldung und stellst das Programm zusammen. In der letzten Woche prüfst du Material, Catering, Getränke, Beschilderung und die Ausstattung für Bühne und Workshops.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Saal bestätigen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Tanzschulen einladen
2 Personen
Lieferanten registrieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Workshops festlegen
2 Personen
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Getränkelieferung bestellen
Werbung online stellen
2 Personen
Lageplan erstellen
Standnummern zuweisen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Programm drucken
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Spiegel aufstellen
3 Personen
Tanzfläche absperren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Vorführungen ankündigen
Musik während Vorführungen bedienen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Besucher beim Ende informieren
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
Anlage ausschalten
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Spiegel und Standwände abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Beschädigungen prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ungenutzte Vorräte lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 10
- KlappbänkeAnz. 4
- StandwändeAnz. 12
- BühnenblöckeAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- MusikkabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
- SpiegelAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 20
- YogamattenAnz. 20
- StretchbänderAnz. 20
- HandtücherAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 10
- HandfegerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Organisation
- RegistrierungstischeAnz. 2
- NamensschilderAnz. 150
- BadgehalterAnz. 150
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- KassenAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- ArmbänderAnz. 200
- MessepläneAnz. 200
- ProgrammhefteAnz. 200
- TicketscannerAnz. 2
- KabelbinderAnz. 100
- Gaffer TapeAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- PapierklebebandAnz. 8
- TackerAnz. 3
- KlammernAnz. 5
- MarkerAnz. 12
- StiftehalterAnz. 4
- TischnummernAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 12
- MesseständeAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Tipps
- Bestätige Saal und Raumaufteilung frühzeitig. Plane neben Tischen und Stühlen auch Standwände, Kleiderständer, Spiegel sowie Bühnenblöcke ein, damit Aussteller und Vorführungen nicht dieselbe Fläche beanspruchen.
- Sprich Aussteller und Tanzschulen an, bevor die Online-Anmeldung öffnet. Weise die Standnummern spätestens nach Eingang der Anmeldungen zu und verschicke danach einen aktualisierten Lageplan.
- Lege Workshops und Vorführungen mit festen Zeiten fest. Prüfe für jeden Programmpunkt Tanz- oder Yogamatten, Stretchbänder, Handtücher sowie Funkmikrofone, Lautsprecher und Musikkabel.
- Erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor der Messe und bestätige dann Catering und Getränkelieferung. Plane Kaffeetassen, Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen passend zur erwarteten Teilnehmerzahl ein.
- Bereite in den letzten 2 Tagen Namensschilder, Beschilderung und gedruckte Programme vor. Teste beim Öffnen der Location Laptop, Mischpult, Verlängerungskabel, LED-Spots und wiederaufladbare Batterien, bevor Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Tanzmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Ausstellern und Tanzschulen. Öffne die Online-Anmeldung, sobald Programm und Teilnahmebedingungen feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Termin.
- Wann sollte ich die Tanzmesse-Anmeldungen schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Messe, damit du Namensschilder, Catering und Sitzplanung zuverlässig vorbereiten kannst. Nachmeldungen bleiben möglich, solange Standplätze und Material ausreichen.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Tanzmesse?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Kaffee und Wasser besonders für Workshops und längere Vorführungen.
- Wann müssen Programm und Beschilderung fertig sein?
- Schließe das Programm 3 bis 5 Tage vor der Tanzmesse ab und gib es dann in den Druck. Entwirf Lageplan, Standnummern und Wegweiser spätestens 2 Tage vorher, damit sie beim Aufbau direkt angebracht werden können.
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