LizztLIZZT
frLanguage — Français

Organiser une bourse de danse sans rien oublier

Une bourse de danse demande de coordonner des exposants, des écoles, des ateliers et des démonstrations dans un même lieu. Commence par confirmer la salle, puis ouvre les inscriptions et attribue les stands avant d’imprimer les badges et la signalétique. Le programme, le son, les tapis et les besoins alimentaires doivent être finalisés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist rassemble les 62 tâches et les 71 articles prévus pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer le lieu et la salle

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Inviter les écoles de danse

    2 personnes

  • Enregistrer les fournisseurs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions en ligne

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Réserver les ateliers

    2 personnes

  • Documenter les démonstrations

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver le catering

  • Commander la livraison de boissons

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Attribuer les numéros de stand

  • Informer les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Imprimer le programme

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les parois des stands

    4 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer les miroirs

    3 personnes

  • Balisage de la piste de danse

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage et l’alimentation

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Orienter les exposants vers leurs stands

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Encadrer les ateliers

    3 personnes

  • Annoncer les démonstrations

  • Gérer la musique pendant les démonstrations

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Informer les visiteurs à la fermeture

    2 personnes

  • Faire démonter les stands

    3 personnes

  • Éteindre l'installation sonore

Suivi

  • Rassembler le matériel

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les miroirs et les cloisons de stand

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les sanitaires

    2 personnes

  • Vérifier les dommages

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Stock inutilisé à ranger

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Portants à vêtementsqté 10
  • Bancs pliantsqté 4
  • Panneaux de standqté 12
  • Blocs de podiumqté 4
  • Poteaux de balisageqté 12

Équipement

  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Ordinateur portable
  • Câbles audioqté 4
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Piles rechargeablesqté 12
  • Miroirsqté 8

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de sport

  • Tapis de danseqté 20
  • Tapis de yogaqté 20
  • Bandes de résistanceqté 20
  • Serviettesqté 30

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 24
  • Compositions floralesqté 6
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Poubellesqté 10
  • Balais à mainqté 4

Catering

  • Courses

Organisation

  • Tables d’inscriptionqté 2
  • Badges nominatifsqté 150
  • Porte-badgesqté 150
  • Stylosqté 30
  • Presse-papiersqté 6
  • Caissesqté 2
  • Caisses à monnaieqté 2
  • Braceletsqté 200
  • Plans du salonqté 200
  • Brochures du programmeqté 200
  • Scanners de billetsqté 2
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban gafferqté 6
  • Ciseauxqté 6
  • Ruban de papierqté 8
  • Agrafeusesqté 3
  • Agrafesqté 5
  • Marqueursqté 12
  • Pots à stylosqté 4
  • Numéros de tableqté 30
  • Presse-papiersqté 12
  • Caisses pour salonqté 12
  • Bacs de rangementqté 8

Conseils

  • Confirme la salle avant de contacter les exposants : vérifie les horaires d’accès, la capacité, les prises électriques et l’espace nécessaire pour les tables, portants à vêtements et tapis de danse.
  • Ouvre les inscriptions dès que le programme est assez stable. Prévois une date limite au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, préparer les badges et recueillir les besoins alimentaires.
  • Attribue les numéros de stand après avoir reçu les confirmations des exposants. Envoie le plan et les consignes d’installation au moins 5 jours avant, afin d’éviter les changements à l’arrivée.
  • Teste le matériel audio avant l’ouverture : microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur portable, câbles et multiprises. Garde des piles rechargeables et des rallonges de secours sur place.
  • Commande les boissons et réserve le catering après avoir compté les participants, exposants et intervenants. Vérifie les stocks la veille et installe les machines à café, verres, tasses, assiettes et couverts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une bourse de danse ?
Commence la préparation au moins 8 semaines avant la date prévue. Réserve rapidement la salle, contacte les exposants et les écoles, puis garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le programme, la signalétique et la logistique.
Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse de danse ?
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et les principaux ateliers sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une clôture 7 jours avant afin de préparer les badges et de transmettre le nombre de repas au traiteur.
Quand attribuer les numéros de stand aux exposants ?
Attribue les stands lorsque les exposants confirmés sont connus, généralement 10 à 14 jours avant la bourse. Envoie ensuite le plan, les horaires d’accès et les besoins matériels au plus tard 5 jours avant l’installation.
Que faut-il prévoir pour les démonstrations de danse ?
Prévois un espace dégagé, des blocs de podium si nécessaire, un tapis de danse, des haut-parleurs et au moins un microphone sans fil. Fais un test complet du son et du déroulé 60 minutes avant l’ouverture au public.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !