Checklist para organizar una feria de baile sin olvidos
Una feria de baile combina stands, talleres, demostraciones y momentos de encuentro, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por confirmar el lugar y la sala, contactar con expositores y escuelas, y abrir las inscripciones. Después cierra el programa, el catering y el plano de stands antes de preparar acreditaciones, señalización y equipos. Esta checklist reúne 62 tareas y 71 materiales para llegar al montaje con las decisiones importantes ya tomadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar y la sala
Contactar con los expositores
2 personas
Invitar a escuelas de danza
2 personas
Registrar proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Elaborar el programa
2 personas
Coordinar los talleres
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Pedir la entrega de bebidas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Hacer el plano
Asignar números de stand
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir el programa
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar espejos
3 personas
Delimitar la pista de baile
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar las demostraciones
Controlar la música durante las demostraciones
Apoyar a los expositores
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los visitantes al cierre
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Apagar el sistema de sonido
Seguimiento
Reunir los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar espejos y paneles
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Comprobar daños
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar existencias no utilizadas
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 10
- Bancos plegablescant. 4
- Paredes para standscant. 12
- Bloques de podiocant. 4
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables de músicacant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Baterías recargablescant. 12
- Espejoscant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Material deportivo
- Alfombras de bailecant. 20
- Esterillas de yogacant. 20
- Bandas elásticascant. 20
- Toallascant. 30
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Atriles para programascant. 6
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Papeleracant. 10
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
Organización
- Mesas de registrocant. 2
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 150
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Cajas registradorascant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Pulserascant. 200
- Planos de la feriacant. 200
- Programascant. 200
- Escáneres de entradascant. 2
- Bridascant. 100
- Cinta gaffercant. 6
- Tijerascant. 6
- Cinta de papelcant. 8
- Grapadorascant. 3
- Grapascant. 5
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Portalápicescant. 4
- Números de mesacant. 30
- Portapapelescant. 12
- Cajas de feriacant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 8
Consejos
- Cierra el programa antes de imprimirlo: reserva bloques concretos para talleres, demostraciones y pausas, y confirma con cada responsable la duración y las necesidades técnicas.
- Pide las preferencias dietéticas al abrir las inscripciones y confirma el catering con varios días de margen. Calcula bebidas y vajilla según el número final de asistentes, no según una estimación inicial.
- Dibuja el plano de stands antes de asignar números. Comprueba que cada espacio tenga mesas, sillas, paredes para stands y acceso a regletas y cables alargadores si necesita equipo eléctrico.
- Haz una prueba de sonido antes de abrir las puertas: revisa los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y baterías recargables con al menos 60 minutos de antelación.
- Prepara las acreditaciones, el programa y la señalización el día anterior. Al abrir la ubicación, coloca primero mesas, sillas, stands y zonas de baile; después instala iluminación, sonido y materiales de los talleres.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de baile?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el lugar, expositores y escuelas. Abre las inscripciones cuando el programa tenga una estructura definida y deja la última semana para confirmar asistentes, catering y montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar el programa de una feria de baile?
- Cierra una versión definitiva entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para coordinar talleres y demostraciones, informar a los responsables de los stands e imprimir el programa sin cambios de última hora.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en una feria de baile?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el servicio de café. Confirma el pedido cuando las inscripciones estén cerradas.
- ¿Cuándo hay que preparar el material técnico y deportivo?
- Comprueba el inventario entre 3 y 5 días antes y separa los materiales por zona. Haz una prueba final de sonido, iluminación, espejos, alfombras de baile y esterillas al menos 60 minutos antes de la apertura.
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