Checklist voor een dansavond met livemuziek

Een dansavond met livemuziek vraagt meer voorbereiding dan alleen een band en een zaal vastleggen. Je moet het programma, de geluidsinstallatie, catering, drank, entree en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Vooral technische afspraken met de band, toegang tot de locatie en de indeling van dansvloer, tafels en buffet worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de 77 taken en 48 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, van reservering tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Liveband boeken
Muziekrepertoire afstemmen
2 personen
Geluidsbehoefte met band afstemmen
2 personen
Begroting en entreeprijs bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering reserveren
Drankenlevering bestellen
Muziekrechten controleren
Plattegrond van zaal maken
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes controleren
2 personen
Bandroute en parkeergegevens sturen
Sleutels en toegang regelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en toiletten inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
3 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Programma zichtbaar ophangen
Versiering ophangen
3 personen
Toiletten aanvullen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Band ontvangen
2 personen
Band begeleiden naar speelplek
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Entree en garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Band aankondigen
Bandoptreden begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en hapjes aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Laatste set aankondigen
Gasten naar vertrek begeleiden
2 personen
Band uitladen begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
Etensresten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal en vloer schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 6
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 5
DI-boxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Podiumlampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalen met dekselaantal 6

Decoratie

Balloonslingersaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Decoratieve lampionnenaantal 12
Programmapostersaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de datum, locatie en band vast. Vraag de band meteen naar het gewenste repertoire, de benodigde geluidsapparatuur, de opbouwtijd en de route- en parkeergegevens.
Plan de zaal rond de dansvloer, niet rond de tafels. Houd ruimte vrij voor podiumlampen, actieve speakers, microfoonstatieven en kabels; werk kabels weg met kabelmatten zodat gasten niet struikelen.
Maak de drankplanning niet pas op de avond zelf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en regel de levering zo dat je de dranken nog enkele uren kunt koelen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de cateraar. Bevestig aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat hapjes, servies en tafelschikking kloppen.
Plan de toegang in twee momenten: een opbouwmoment voor band en techniek en een openingstijd voor gasten. Leg sleutels, contactlijst, draaiboek en noodverlichting klaar; druk het draaiboek en de contactlijst uiterlijk de dag ervoor af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond met livemuziek organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en band. Reserveer extra tijd als de band een uitgebreid geluidsplan heeft of als je catering en drankenlevering moet afstemmen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur op en bestel de levering zo dat alles minimaal enkele uren kan koelen.
Hoeveel tijd heeft een liveband nodig voor opbouw en soundcheck?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de ontvangst van gasten voor uitladen, aansluiten en soundcheck. Vraag de band vooraf om een exacte technische lijst met speakers, microfoons, DI-boxen, kabels en stroompunten.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen definitief doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Controleer op de dag zelf of de hapjes, serveerschalen en serveertangen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.