Checklist para una noche de baile con música en directo

Organizar una noche de baile con una banda en directo requiere coordinar más que la fecha y las invitaciones. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse: reservar el lugar y la banda, cerrar el repertorio, gestionar inscripciones, preparar comida y bebidas y dejar lista la sala. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los derechos de música, las necesidades técnicas, el aparcamiento de la banda y las llaves del local.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contratar banda en directo
Coordinar el repertorio musical
2 personas
Coordinar con la banda las necesidades de sonido
2 personas
Determinar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Encargar la entrega de bebidas
Comprobar los derechos de música
Crear plano de la sala
2 personas
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los aperitivos
2 personas
Enviar la ruta de la banda y los datos de aparcamiento
Gestionar llaves y acceso

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar la sala y los baños
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
3 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de entrada
2 personas
Colgar el programa a la vista
Colgar la decoración
3 personas
Reponer los baños
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
Banda recibida
2 personas
Guiar a la banda hasta el escenario
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Atender la entrada y el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar la banda
Coordinar la actuación de la banda
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el buffet y los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Mantener libre la pista de baile
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Anunciar el último set
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Acompañar la descarga de la banda
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala y el suelo
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 6
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mesas de buffetcant. 3

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Cables de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 3
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Luces del escenariocant. 4
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Copas de cervezacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de hielocant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servir con tapacant. 6

Decoración

Guirnaldas de globoscant. 4
Mantelescant. 14
Farolillos decorativoscant. 12
Pósteres del programacant. 6
Carteles de flechascant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades de sonido con la banda antes de confirmar el montaje. Pide la lista de entradas, micrófonos, cajas DI, cables y tomas eléctricas, y comprueba que haya regletas y alargadores suficientes.
Envía a la banda la ruta y los datos de aparcamiento varios días antes. El día del evento, deja resuelto quién abre el lugar y cómo accede el equipo, para no retrasar la prueba de sonido.
Define la distribución de mesas, sillas, mesas altas y zona de baile antes de preparar la sala. Deja los recorridos despejados y coloca alfombrillas sobre los cables que crucen zonas de paso.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con antelación. Confirma el número final de asistentes antes de encargar la comida y la entrega de bebidas.
Enfría las bebidas antes de abrir el local y revisa aperitivos, vasos, copas, platos y cubiertos durante el montaje. Imprime también el plan de trabajo y la lista de contactos para que el equipo no dependa de un móvil.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar una banda para una noche de baile?: Intenta reservarla al menos 8-12 semanas antes, especialmente si el evento será en viernes o sábado. Así tendrás tiempo para coordinar repertorio, sonido, horarios de llegada y necesidades de aparcamiento.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y confirmar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 4 y 6 semanas antes y fija una fecha de cierre de inscripciones aproximadamente 10-14 días antes. Usa ese plazo para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades del catering.
¿Cuánto tiempo necesita la banda para montar el sonido?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados para descargar, montar, conectar y probar el sonido. Añade más tiempo si la sala es nueva para la banda o si incluye iluminación y varios micrófonos.
¿Cuándo hay que comprobar los derechos de música?: Haz la comprobación al cerrar el lugar y contratar la banda, idealmente 4-6 semanas antes. Resolverlo pronto evita cambios de repertorio o trámites urgentes en los últimos días.

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