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Tanzabend mit Livemusik organisieren: die Checkliste

Ein Tanzabend mit Livemusik steht und fällt mit drei Dingen: einer passenden Band, funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Kläre zuerst Datum, Location, Budget und Eintrittspreis, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Getränke und die Abstimmung mit der Band. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen Raumplan, gekühlte Getränke, ausgedruckte Kontaktdaten und genug Zeit für Soundcheck und Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Liveband buchen

  • Musikrepertoire abstimmen

    2 Personen

  • Bedarf an Tontechnik mit der Band abstimmen

    2 Personen

  • Budget und Eintrittspreis festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Getränkelieferung bestellen

  • Musikrechte prüfen

  • Raumplan erstellen

    2 Personen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks prüfen

    2 Personen

  • Bandroute und Parkdaten senden

  • Schlüssel und Zugang organisieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Toiletten inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    3 Personen

  • Lichtmodi testen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Programm sichtbar aufhängen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Sichere Laufwege prüfen

    2 Personen

  • Band empfangen

    2 Personen

  • Band zum Auftrittsort begleiten

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Einlass und Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Band ankündigen

  • Bandauftritt begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tanzfläche freihalten

  • Zweiten Auftritt betreuen

    2 Personen

  • Letzte Set ankündigen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Ausladen der Band begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Lichttechnik ausschalten

  • Essensreste verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Küche reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal und Boden reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 6
  • EsstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 3

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherkabelAnz. 4
  • MikrofonkabelAnz. 5
  • DI-BoxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • NotbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • BiergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6

Dekoration

  • BallongirlandenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 14
  • Dekorative LampionsAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Buche die Liveband möglichst früh und stimme das Musikrepertoire spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Tanzabend ab. Kläre dabei auch Ankunftszeit, Parkmöglichkeit, Bühnenfläche und die Route zur Location.
  • Besprich die Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag. Lass dir von der Band mindestens 2 Wochen vorher bestätigen, wie viele Mikrofone, DI-Boxen, Lautsprecher, Kabel und Steckdosen benötigt werden.
  • Plane Getränke getrennt nach Empfang und Tanzabend: Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle den ersten Vorrat rechtzeitig vor dem Einlass.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl spätestens 7 Tage vor dem Termin an Catering und Getränkelieferung weiter.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. So bleiben Zeit für Tischanordnung, Beleuchtung, Kabelmatten, Getränkekühlung, Techniktest und den Soundcheck der Band.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Liveband für einen Tanzabend buchen?
Buche die Band idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin, besonders bei einem Samstagabend. Das Repertoire, die Technik und die genaue Ankunftszeit sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher feststehen.
Wie viel Tontechnik braucht man für einen Tanzabend mit Livemusik?
Das hängt von Bandgröße und Raum ab. Kläre mindestens 2 Wochen vorher, wie viele aktive Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Kabel die Band braucht und was vor Ort vorhanden ist.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tanzabend?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bestelle den endgültigen Vorrat erst, wenn die Anmeldungen abgeschlossen sind, und rechne zusätzlich alkoholfreie Getränke ein.
Wann sollte die Location für den Tanzabend geöffnet werden?
Öffne die Räume mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Bei einer externen Band oder umfangreicher Beleuchtung sind 4 Stunden sicherer, damit Aufbau, Soundcheck und Raumplan ohne Zeitdruck fertig werden.

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