Dankfeest bruiloft organiseren: checklist en planning

Een dankfeest na de bruiloft vraagt vooral om een strakke planning van gasten, eten, drinken en het programma. Begin met de gastenlijst en uitnodigingen, leg daarna dieetwensen en menukeuzes vast en bevestig tijdig de catering en materialen. Denk ook aan naamkaartjes, tafelschikking, muziek en sprekers. In de laatste week draait alles om drukwerk, houdbare boodschappen, dranken en een werkbaar plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen nabellen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Menukeuzes vastleggen
2 personen
Reservering catering bevestigen
Reservering materialen bevestigen
Muziek samenstellen
Sprekers benaderen
Programma opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnen bepalen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Menukaarten maken
Programma afdrukken
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Dranken inkopen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Koelkasten leegruimen
Dranken koelen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Linnen strijken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Dessert klaarzetten
2 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Laatste locatiecontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Cadeautafel begeleiden
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Borden en bestek ophalen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie na dessert schenken
2 personen
Toespraken aankondigen
Muziek en dans starten
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies voorspoelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels afnemen
3 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie stofzuigen
2 personen
Locatie dweilen
2 personen
Toiletten nalopen
Gevonden spullen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen klaarzetten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Cadeautafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 65
Dessertbordenaantal 65
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Besteksetsaantal 65
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladeraantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 65
Bloemvazenaantal 12
Fotolijstjesaantal 10
Welkomstbord
Cadeaubox
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Lintenaantal 6
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Ledkaarsenaantal 30
Kabelgotenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en noteer aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Bel mensen die na 10 dagen nog niet hebben gereageerd, zodat je cateringaantal niet op aannames baseert.
Bevestig catering en gehuurde materialen 2 tot 3 weken voor het feest. Controleer niet alleen tafels en stoelen, maar ook buffettafels, servies, glazen, bestek en warmhoudbakken.
Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf en geef sprekers een duidelijke spreektijd van bijvoorbeeld 5 minuten. Test muziek, speakers en mengpaneel vóór de ontvangst van de gasten.
Druk naamkaartjes, menukaarten en programma’s uiterlijk 3 dagen vooraf af. Leg ze per tafel klaar en controleer de tafelschikking nog één keer tegen de definitieve gastenlijst.
Doe houdbare boodschappen 5 tot 7 dagen vooraf, koop dranken uiterlijk 2 dagen vooraf en haal verse boodschappen op de dag zelf. Ruim de koelkasten vooraf leeg en reserveer koelboxen voor drank en kwetsbare producten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren stuur je uitnodigingen voor een dankfeest na de bruiloft?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het dankfeest. Vraag om aanmelding binnen 10 dagen, zodat je 3 tot 4 weken vooraf een eerste beeld van het aantal gasten hebt.
Wanneer moet ik de catering voor een dankfeest bevestigen?: Bevestig de catering 2 tot 3 weken voor het feest, inclusief het definitieve aantal gasten, menukeuzes en dieetwensen. Controleer daarna nog één keer of wijzigingen mogelijk zijn tot uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dankfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer regel je een alternatief bij slecht weer voor een dankfeest?: Bepaal uiterlijk 2 weken vooraf waar het feest binnen kan plaatsvinden en hoeveel tafels en stoelen daar passen. Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en maak op de ochtend zelf de definitieve keuze.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.