Checklist voor een dakterrasconcert organiseren

Een dakterrasconcert vraagt om meer voorbereiding dan een gewoon tuinfeest. Je controleert niet alleen de dakbelasting en vluchtwegen, maar regelt ook geluidsregels, podium, stroom en techniek op tijd. Begin enkele weken vooraf met locatie, vergunningen en artiesten; de laatste dagen draaien vooral om weersverwachting, boodschappen en testen. Gebruik deze checklist om het concert veilig op te bouwen en problemen met buren, apparatuur of catering op de avond zelf te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en dakbelasting controleren
2 personen
Vergunning en geluidsregels controleren
Artiesten bevestigen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Reserveringen voor apparatuur maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Buren over geluid informeren
Weersverwachting controleren
Artiënteninformatie delen
Boodschappenlijst controleren
Voorraad servies controleren
Apparatuur testen
2 personen
Koelruimte vrijmaken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetgerechten apart verpakken
Artiëntenontvangst voorbereiden
Weerplan klaarzetten
2 personen
Dakoppervlak inspecteren
2 personen
Toegang en vluchtwegen vrijmaken
2 personen
Veiligheidshekken controleren
2 personen
Podiumvloer plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toiletvoorzieningen aanvullen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiënten kleedruimte aanwijzen

Event

Publieksingang openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma-aankondiging verzorgen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publiek en vluchtwegen controleren
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Pauzemuziek afspelen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Lichtniveau aanpassen
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Artiesten uitchecken
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
Dak en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bistrotafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Partytentenaantal 2
Kleedkamerrekaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Brandblussersaantal 2
EHBO-dozen
Portofoonsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Gereedschapskoffer

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Programmapostersaantal 8
Podiumachterdoek

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 20
IJsblokhoudersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de dakbelasting en de toegang voordat je podiumdelen, tafels en apparatuur reserveert. Noteer ook waar veiligheidshekken, kabelgoten en vrije vluchtwegen moeten komen.
Regel vergunningen, geluidsregels en burencommunicatie minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Zo ontdek je vóór het versturen van uitnodigingen of het programma moet worden aangepast.
Plan de technische test niet op de concertdag zelf. Test luidsprekers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, kabels, stroomhaspels en podiumlampen uiterlijk de dag ervoor.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en verpak dieetgerechten apart. Koel dranken minstens 6 uur vooraf en maak koelruimte vrij voordat de boodschappen binnenkomen.
Maak een weerplan met een duidelijke beslissingstijd, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Controleer dan partytenten, bescherming van apparatuur en de veilige opstelling op het dak opnieuw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dakterrasconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Regel in de eerste week de dakcontrole, geluidsregels, artiesten en apparatuur; de laatste 2 dagen gebruik je voor boodschappen, koelen en de technische test.
Wanneer moet ik de vergunning en geluidsregels voor een dakterrasconcert controleren?: Controleer dit minimaal 4 weken voor het concert, omdat voorwaarden per locatie kunnen verschillen. Informeer buren zodra datum en eindtijd vaststaan, bij voorkeur 3 weken vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dakterrasconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd rekening met extra voorraad als het warm weer wordt.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een dakterrasconcert bekijken?: Bekijk de verwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Neem bij die laatste controle de beslissing over partytenten, bescherming van techniek en doorgaan of aanpassen van de opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.