Checklist para tu concierto en la azotea

Un concierto en la azotea exige coordinar música, público y seguridad en un espacio con límites físicos claros. Antes de enviar invitaciones, comprueba la carga del techo, las vías de evacuación, las vallas y las normas de sonido. Después, reserva el equipo, confirma a los artistas y organiza comida, bebidas y recepción. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no dejar para el último día lo que depende de permisos, proveedores o del pronóstico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar el lugar y la carga del techo
2 personas
Comprobar el permiso y las normas de sonido
Confirmar a los artistas
Registrar el programa musical
2 personas
Hacer reservas de equipo
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Informar a los vecinos sobre el ruido
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir información de los artistas
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el stock de vajilla
Probar el equipo
2 personas
Despejar la zona de refrigeración
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar por separado los platos de dieta
Preparar la recepción de artistas
Preparar el plan meteorológico
2 personas
Inspeccionar la superficie del techo
2 personas
Despejar accesos y vías de evacuación
2 personas
Comprobar las vallas de seguridad
2 personas
Colocar el suelo del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Reponer los servicios de baño
Colocar cubos de basura
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Asignar camerino a los artistas

Evento

Abrir la entrada para el público
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Gestionar el anuncio del programa
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Comprobar el público y las vías de evacuación
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Poner música de pausa
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Ajustar el nivel de iluminación
Coordinar la actuación principal
3 personas
Servir la última ronda
2 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas

Seguimiento

Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar el equipo
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
Limpiar el techo y la entrada
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Burra de camerinocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Cuencoscant. 40
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios
Walkie-talkiescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Caja de herramientas

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Pósteres del programacant. 8
Telón de fondo del escenario

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cubiterascant. 4
Abrebotellascant. 4
Tijerascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Comprueba la carga máxima del techo y el estado de la superficie antes de contratar escenario, mesas o equipos pesados. Deja documentada la confirmación y revisa también los accesos para transportar el material.
Consulta los permisos y las normas de sonido con varias semanas de margen. Informa a los vecinos antes del evento y define hasta qué hora se permite la música.
Haz una prueba completa del sonido y de la iluminación antes de la llegada del público: altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cables XLR, regletas y canaletas deben estar conectados y fijados.
Prepara un plan meteorológico al menos 48 horas antes y vuelve a revisar el pronóstico el mismo día. Las carpas, el escenario y las conexiones eléctricas necesitan una alternativa segura, no solo una lona improvisada.
Enfría las bebidas con antelación y separa los platos para dietas especiales antes de servir. Reserva una zona de recepción para los artistas y despeja la zona de refrigeración para que el equipo pueda trabajar sin bloquear los accesos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en la azotea?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para comprobar la carga del techo, permisos, normas de sonido y disponibilidad de artistas. Reserva el equipo y comunica el evento a los vecinos en cuanto tengas fecha y horario.
¿Cuándo debo comprobar el tiempo para un concierto en la azotea?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y otra el mismo día, aproximadamente 6 horas antes de abrir. Si hay riesgo de lluvia o viento, activa el plan meteorológico antes de montar el escenario y la instalación eléctrica.
¿Cuánto equipo de sonido necesito para un concierto en una azotea?: Como mínimo, revisa que el montaje incluya altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores y cables adecuados para cada instrumento. Haz una prueba completa al menos 3 horas antes de que llegue el público.
¿Cuándo debo preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra el día anterior cuando sea posible, enfría las bebidas con al menos 6 horas de margen y prepara los aperitivos el mismo día. Empaqueta por separado los platos de dieta para evitar confusiones durante el servicio.

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