Checklist pour organiser un concert sur la terrasse du toit

Un concert sur une terrasse de toit demande plus qu’une scène et des musiciens. Avant d’envoyer les invitations, vérifiez la charge du toit, les accès, les règles de bruit et les autorisations nécessaires. Le jour J, la météo, l’alimentation électrique, la circulation des câbles et l’accueil des artistes doivent être réglés dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 60 fournitures du plan, pour avancer sans oublier les points qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le lieu et la charge du toit
2 personnes
Vérifier les autorisations et les règles de bruit
Confirmer les artistes
Conserver le programme musical
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les voisins du bruit
Vérifier les prévisions météo
Partager les informations sur les artistes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de vaisselle
Tester l'équipement
2 personnes
Libérer la chambre froide
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les plats diététiques
Préparer l’accueil des artistes
Préparer le plan météo
2 personnes
Inspecter la surface du toit
2 personnes
Dégager les accès et les issues de secours
2 personnes
Vérifier les barrières de sécurité
2 personnes
Installer le plancher de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Ravitailler les sanitaires
Installer les poubelles
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Indiquer les loges des artistes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Assurer l’annonce du programme
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier le public et les issues de secours
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Diffuser la musique de pause
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Ajuster l’intensité lumineuse
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Faire le check-out des artistes
Ranger les restes au frais
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Débrancher l’équipement
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
Nettoyer le toit et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Distribuer les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Portant de vestiaireqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Extincteursqté 2
Trousse de premiers secours
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 8
Caisse à outils

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Affiches du programmeqté 8
Fond de scène

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 20
Supports pour glaçonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la sécurité du toit : confirmez la charge autorisée, inspectez la surface et vérifiez les barrières avant de réserver le mobilier ou le matériel de scène. Gardez les accès et les issues de secours dégagés sur toute la zone.
Réglez les autorisations et le voisinage au moins 3 à 4 semaines avant le concert. Vérifiez les règles de bruit, puis informez les voisins de l’horaire prévu afin d’éviter une réclamation le soir même.
Testez la sonorisation complète au moins 2 heures avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones, boîtiers DI, enceintes, retours, câbles XLR et alimentation. Prévoyez des goulottes pour les passages fréquentés.
Ne laissez pas la météo décider à la dernière minute. Vérifiez les prévisions à 72 heures puis le matin même, et préparez les tentes, la protection du matériel et une solution de repli avant l’installation du plancher de scène.
Organisez séparément les boissons, les encas et les plats adaptés aux besoins alimentaires. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et contrôlez la vaisselle, les verres réutilisables, les plateaux et les couverts avant de faire les courses finales.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert sur une terrasse de toit ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, les réservations de matériel, les autorisations, les règles de bruit et l’information des voisins.
Quand vérifier la météo pour un concert sur un toit ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une nouvelle le matin du concert. La décision concernant les tentes et le plan météo doit être prise avant l’installation du matériel électrique et de la scène.
Combien de temps avant faut-il tester la sonorisation ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour tester les haut-parleurs, les subwoofers, les microphones, les retours et les câbles. Ajoutez du temps si plusieurs artistes utilisent des configurations différentes.
Quand prévenir les voisins d’un concert sur une terrasse ?: Prévenez-les au minimum 7 jours avant, avec l’horaire de début et de fin prévu. Un rappel 24 heures avant peut limiter les malentendus, surtout si le concert se termine en soirée.

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