Checklist para organizar un curso sin olvidar nada

Organizar un curso requiere coordinar contenido, personas y logística en el orden correcto. Primero fija la fecha y el lugar, prepara el programa y confirma a profesores y acompañantes. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las reservas. El día del curso, la presentación, la técnica, los materiales, el café y el almuerzo deben estar listos antes de recibir a los participantes. Esta checklist reúne las 41 tareas y 31 materiales del plan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del curso
Desarrollar el programa del curso
Confirmar profesores y acompañantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
Confirmar las reservas
Imprimir el material didáctico
2 personas
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar la presentación
Probar la técnica
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Instalar el equipo de presentación
2 personas
Preparar el material didáctico
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Abrir el curso
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir el almuerzo
3 personas
Recoger el buffet y las mesas
3 personas
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
Repartir certificados
Cerrar el curso

Seguimiento

Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Retirar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar el material de participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas del cursocant. 8
Sillascant. 32
Mesas de buffetcant. 2
Mantelescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz portátil

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 4
Tijerascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 36
Vasos para aguacant. 36
Platoscant. 36
Cubiertoscant. 36
Cucharonescant. 6

Material de curso

Pizarras de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Bloc de notascant. 32
Bolígrafoscant. 40
Tarjetas de nombrecant. 32
Carpetas de presentacióncant. 32
Certificadoscant. 32

Limpieza

Papeleracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: así los participantes reciben horarios, contenidos y datos prácticos en un solo mensaje. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no la víspera del curso.
Comprueba la lista de participantes y las reservas varios días antes. Prepara una acreditación y una carpeta de presentación por persona, más algunas unidades de repuesto.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir el aula: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoz, alargadores y regletas deben funcionar juntos, no solo por separado.
Prepara el espacio con tiempo suficiente para colocar mesas y sillas, ventilar, instalar la presentación y montar el punto de café. Deja también a mano pizarras de hojas, rotafolio, rotuladores, blocs y bolígrafos.
Enfría las bebidas y prepara el buffet de almuerzo antes de la recepción. Cuenta tazas, vasos, platos y cubiertos según la lista final de participantes y añade un pequeño margen para profesores y acompañantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, desarrollar el programa, confirmar profesores y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 3 días para revisar participantes, materiales, compras y técnica.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un curso?: Deja impresos los materiales, preparadas las acreditaciones y comprobada la presentación. También conviene enfriar las bebidas, revisar las reservas y confirmar las preferencias dietéticas antes de abrir el espacio.
¿Cuándo se debe probar el proyector y el portátil?: Haz una prueba completa como mínimo 1 día antes y repítela al abrir el aula. Comprueba también el cable HDMI, los alargadores, las regletas, la pantalla y el altavoz portátil.
¿Cuánto material de curso necesito por participante?: Prepara 1 acreditación, 1 bloc de notas, 1 bolígrafo y 1 carpeta de presentación por participante. Añade entre 5 y 10 unidades de repuesto para cubrir cambios de última hora o material perdido.

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