Zo organiseer je een cursusdag zonder losse eindjes

Begin met de vaste onderdelen: bevestig de cursusruimte, leg de docent en het programma vast en bepaal hoeveel deelnemers je aankunt. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk de aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering en cursusmateriaal bestelt. Plan de inrichting en techniek niet pas op de ochtend zelf: een projector, HDMI-kabel, geluidsinstallatie en voldoende stopcontacten vragen een aparte test. Op de cursusdag zelf werk je van ruimte openen en opstellen naar registratie, koffie en de start van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cursusruimte bevestigen
2
Docent en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst opstellen
7
Cursusmateriaal bestellen
8
Catering reserveren
9
Techniek testen
2 personen
10
Presentatie controleren
11
Werkbladen afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Cursusmaterialen inpakken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Koelwaren koelen
16
Catering voorbereiden
2 personen
17
Ruimte openen
18
Ruimte schoonmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Presentatietafel klaarzetten
21
Projector en scherm opstellen
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
23
Cursusmappen klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Registratietafel inrichten

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
29
Cursusdag openen
30
Eerste cursusblok begeleiden
2 personen
31
Koffiepauze serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Tweede cursusblok begeleiden
2 personen
34
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
35
Diner serveren
3 personen
36
Diner opruimen
2 personen
37
Derde cursusblok begeleiden
2 personen
38
Avondpauze verzorgen
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Laatste cursusonderdeel begeleiden
2 personen
41
Certificaten uitdelen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
47
Techniek afkoppelen
2 personen
48
Cursusmateriaal tellen
49
Overgebleven catering koelen
50
Geleende spullen retourneren
51
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Registratietafel
Presentatietafel

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Soeplepelsaantal 2
Maatbekersaantal 2

Catering

Koffieaantal 3
Theedozenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Melkkannenaantal 4
Suikerpottenaantal 3
Buffetbordenaantal 4
Servettenhoudersaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 45
Naambordjesaantal 4

Cursusmateriaal

Cursusmappenaantal 35
Werkbladenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Certificatenaantal 35
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardstiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Stoffer en blik
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Zet de inschrijving minimaal 3 weken voor de cursusdag open. Vraag direct naam, contactgegevens en dieetwensen uit, zodat je deelnemerslijst en cateringbestelling niet achteraf hoeven te worden aangepast.
Bestel cursusmappen, werkbladen en andere materialen op basis van het aantal definitieve deelnemers plus 5 extra sets. Controleer de presentatie op de laptop en open alle bestanden uiterlijk 2 werkdagen vooraf.
Test techniek minstens 1 dag van tevoren met de echte laptop, projector, HDMI-kabel, microfoon en speaker. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; juist die ontbreken vaak wanneer de tafels anders staan dan verwacht.
Plan catering op het programma, niet alleen op het aantal deelnemers. Reken bij een cursusdag op koffie en thee bij ontvangst, water tijdens de sessies en een eetmoment; koelwaren moeten vóór de start gekoeld zijn en warme onderdelen vlak voor het serveren worden klaargezet.
Kom minimaal 90 minuten voor de ontvangsttijd binnen. Gebruik het eerste uur voor tafels en stoelen, de registratie- en presentatietafel, projectiescherm, cursusmappen, naamkaartjes en de koffie- en theepunten; houd daarna 30 minuten over voor een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een cursusdag organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met de ruimte, docent en het programma. Open de inschrijving minimaal 3 weken van tevoren en leg catering en materiaal vast zodra het deelnemersaantal uiterlijk 7 dagen voor de cursus bekend is.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cursusruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de ruimte en de inrichting. Reserveer daarvan ongeveer 45 minuten voor tafels, stoelen en cursusmateriaal en 30 minuten voor projector, scherm, geluid en een korte test.
Wanneer moet je dieetwensen voor een cursusdag verzamelen?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de cursusdag. Geef het definitieve overzicht daarna direct door aan de catering, zodat aangepaste maaltijden niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Hoeveel cursusmateriaal moet ik afdrukken?: Druk één complete set per definitieve deelnemer af en leg 5 extra sets klaar voor late wijzigingen, beschadigde werkbladen of een onverwachte gast. Controleer de aantallen 2 werkdagen vooraf en leg de cursusmappen vóór de ontvangst op de tafels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.