Checklist pour organiser un cours sans rien oublier
Organiser un cours demande plus que de réserver une salle et de confirmer un formateur. Il faut suivre les inscriptions, préparer le programme, anticiper les besoins alimentaires et vérifier chaque élément technique. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre, des premières décisions à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : badges, supports imprimés, boissons refroidies et installation de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu de la formation
Élaborer le programme du cours
Confirmer l'enseignant et les accompagnateurs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Confirmer les réservations
Imprimer le matériel pédagogique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier la présentation
Tester la technique
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Ouvrir la formation
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le déjeuner
3 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Assurer la pause du soir
2 personnes
Remettre les certificats
Clôturer la formation
Suivi
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver le matériel des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de coursqté 8
- Chaisesqté 32
- Tables de buffetqté 2
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Ciseauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à eauqté 36
- Assiettesqté 36
- Couvertsqté 36
- Louchesqté 6
Matériel de cours
- Chevaletsqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 32
- Stylos à billeqté 40
- Badges nominatifsqté 32
- Chemises de présentationqté 32
- Certificatsqté 32
Nettoyage
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines avant le cours, puis confirmez rapidement l’enseignant et les accompagnateurs. Cela vous laisse le temps d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez la liste des participants 5 à 7 jours avant. Prévoyez ensuite les quantités du déjeuner, de l’eau et des boissons chaudes en fonction du nombre confirmé.
- Préparez les badges nominatifs, certificats, chemises de présentation et supports pédagogiques au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ajoutées au dernier moment.
- Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises 24 heures avant. Un test sur place permet aussi de vérifier la visibilité de l’écran et le niveau sonore de l’enceinte.
- Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début. Aérez, installez les tables et les chaises, préparez le point café et le buffet du déjeuner, puis gardez 15 minutes pour l’accueil et l’enregistrement des présences.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un cours ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le cours afin de finaliser les repas, les badges et les supports.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de formation ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer un vidéoprojecteur, un écran, plusieurs tables de cours ou un buffet.
- Quand préparer le matériel pédagogique d’un cours ?
- Imprimez et assemblez les supports la veille, avec 5 à 10 exemplaires de réserve selon la taille du groupe. Préparez aussi les blocs-notes, stylos, chevalets, marqueurs et badges au même moment.
- Comment vérifier la technique avant une formation ?
- Effectuez un test complet au moins 24 heures avant, puis contrôlez de nouveau les branchements à l’ouverture de la salle. Testez l’ordinateur, le câble HDMI, le projecteur, l’écran, les rallonges et l’enceinte portable.
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