Boodschappenlijst voor een cultuurcongres

Voor een cultuurcongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Registratie, parallelle presentaties, catering en techniek vragen elk om eigen spullen en reserve-exemplaren. Stem de aantallen af op het definitieve bezoekersaantal, het aantal zalen en de lengte van het programma. Regel vooral kabels, adapters, naamkaartjes en apparatuur voor sprekers vroeg; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 12
Bijzettafelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Schenkkanenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze presentatiesetaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Digitale timersaantal 3
Labelprinter

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 20

Verlichting

LED-uplightsaantal 8

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilo
- Zwarte thee - 12 dozen
- Kruidenthee - 6 dozen
- Suiker - 4 kilo
- Zoetjes - 4 dozen
- Halfvolle melk - 16 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Plat water - 12 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrije pils - 3 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini muffins - 150 stuks
- Volkoren broodjes - 120 stuks
- Witte broodjes - 120 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 4 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Avocadospread - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Gemengde sla - 5 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Kikkererwten - 4 kilo
- Linzen - 3 kilo
- Feta - 3 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Zongedroogde tomaten - 2 kilo
- Pasta - 12 kilo
- Basmatirijst - 10 kilo
- Aardappelen - 18 kilo
- Pompoen - 10 kilo
- Courgettes - 8 kilo
- Champignons - 6 kilo
- Broccoli - 8 kilo
- Spinazie - 4 kilo
- Kipfilet - 12 kilo
- Tofu - 6 kilo
- Tomatensaus - 10 liter
- Kokosmelk - 8 liter
- Groentebouillon - 8 liter
- Kippenbouillon - 6 liter
- Olijfolie - 5 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Pesto - 2 kilo
- Knoflook - 1 kilo
- Verse basilicum - 20 bosjes
- Verse peterselie - 20 bosjes
- Zout - 2 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 500 gram
- Komijn - 250 gram
- Kaneel - 250 gram
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 10 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Sinaasappels - 8 kilo
- Koekjes - 8 kilo
- Pure chocolade - 4 kilo
- Slagroom - 6 liter
- Vanille-ijs - 10 liter
- Vegan dessert - 30 porties
- Glutenvrij dessert - 12 porties
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Toiletpapier - 48 rollen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Neem per geplande spreker een laptop of controleer vooraf welke presentaties op één congreslaptop draaien. Leg daarnaast minimaal twee HDMI-adapters en twee reserve-HDMI-kabels klaar; aansluitingen verschillen vaker dan verwacht.
Zet voor registratie minstens twee tafels klaar bij een congres met meerdere aankomststromen. Leg naamkaartjes, bezoekerslijst, badges en een labelprinter vóór opening op dezelfde plek, zodat bezoekers niet door elkaar raken.
Reken per deelnemer op één waterglas en plan extra glazen voor sprekers en vrijwilligers. Voor een programma van een halve dag zijn daarnaast minstens twee schenkkanen per pauzepunt praktisch; koel dranken uiterlijk 2 uur voor ontvangst.
Voorzie elke zaal van een eigen microfoonoplossing als sessies gelijktijdig lopen. Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en presentatieset tijdens de volledige technische doorloop, niet alleen bij het inschakelen.
Bestel servies en catering niet pas na de laatste aanmelding. Gebruik het definitieve aantal deelnemers plus ongeveer 10% reserve voor koffie, water, dinerborden, besteksets en hapjes, en verwerk dieetwensen zodra de inschrijving sluit.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een cultuurcongres?: Bestel één stoel per aangemelde deelnemer en tel 5% reserve op voor sprekers, vrijwilligers en onverwachte bezoekers. Bij 100 deelnemers kom je daarmee uit op 105 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een cultuurcongres?: Voor één plenaire zaal is meestal één draadloze microfoon voor de spreker en één voor vragen voldoende. Gebruik per gelijktijdige extra sessie minimaal één extra microfoon en test alles uiterlijk de dag vóór het congres.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een congres?: Reken voor het eerste congresuur op 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon en daarna ongeveer 1 kop per persoon per uur. Zet per deelnemer minimaal 0,5 liter water klaar voor een programma van een halve dag.
Wanneer moet ik presentaties en techniek voor een cultuurcongres regelen?: Vraag presentaties en technische eisen uiterlijk 7 dagen vóór het congres op. Plan de volledige technische test 1 dag vooraf en leg laptops, projectoren, schermen, kabels en adapters dan per zaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.