Que faut-il acheter pour un congrès culturel ?

Un congrès culturel demande plus qu’une salle et un programme : il faut équiper l’accueil, les interventions, les pauses et le repas. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel audiovisuel et les équipements de cuisine à prévoir. Comptez les participants inscrits, les intervenants et l’équipe avant de commander. Réservez le matériel technique et la restauration plusieurs semaines à l’avance, surtout si le programme comprend plusieurs présentations.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Portantsqté 4
Fauteuils loungeqté 12
Tables d'appointqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Kit de présentation sans filqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 6
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Minuteurs numériquesqté 3
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Louchesqté 12

Décoration

Bannière de congrèsqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 20

Éclairage

Projecteurs LED d'ambianceqté 8

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilos
- Thé noir - 12 boîtes
- Tisane - 6 boîtes
- Sucre - 4 kilos
- Confiseries - 4 boîtes
- Lait demi-écrémé - 16 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilos
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Pils sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini croissants - 150 pièces
- Mini muffins - 150 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Tartinade à l'avocat - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Pois chiches - 4 kilos
- Lentilles - 3 kilos
- Feta - 3 kilo
- Olives - 3 kilos
- Tomates séchées au soleil - 2 kilos
- Pâtes - 12 kilos
- Riz basmati - 10 kilos
- Pommes de terre - 18 kilos
- Potiron - 10 kilos
- Courgettes - 8 kilos
- Champignons - 6 kilo
- Brocoli - 8 kilo
- Épinards - 4 kilos
- Filet de poulet - 12 kilo
- Tofu - 6 kilos
- Sauce tomate - 10 litres
- Lait de coco - 8 litres
- Bouillon de légumes - 8 liter
- Bouillon de poulet - 6 litres
- Huile d'olive - 5 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Pesto - 2 kilo
- Ail - 1 kilo
- Basilic frais - 20 bottes
- Persil frais - 20 bottes
- Sel - 2 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Herbes italiennes - 500 gram
- Cumin - 250 grammes
- Cannelle - 250 grammes
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Oranges - 8 kilo
- Biscuits - 8 kilo
- Chocolat noir - 4 kilo
- Crème fouettée - 6 litres
- Glace à la vanille - 10 litres
- Dessert vegan - 30 portions
- Dessert sans gluten - 12 portions
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant attendu, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les inscriptions tardives et les intervenants supplémentaires.
Pour l’accueil, installez au moins une table d’inscription pour 50 à 75 participants. Gardez les badges triés par ordre alphabétique et prévoyez une imprimante d’étiquettes pour les changements de dernière minute.
Pour chaque salle de présentation, vérifiez la présence d’un projecteur, d’un écran, d’un ordinateur portable, d’un microphone sans fil et du bon adaptateur HDMI. Ajoutez au moins une rallonge et une multiprise par espace technique.
Pour les pauses, comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Prévoyez des carafes d’eau, des verres et des tasses en fonction du nombre total de participants, pas seulement des inscrits confirmés.
Ne commandez pas la vaisselle et les boissons le jour précédent : validez les quantités du traiteur au moins 7 jours avant et refroidissez les boissons la veille. Les machines à café, thermos et marmites à soupe doivent être testés avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès culturel ?: Prévoyez une chaise par personne attendue, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 100 participants, commandez donc environ 105 à 110 chaises afin de couvrir les inscriptions tardives et les besoins des intervenants.
Quelle quantité de boissons acheter pour un congrès ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et gardez les boissons au frais dès la veille.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un microphone sans fil et un kit de présentation par salle. Testez chaque présentation et chaque câble HDMI au moins 2 heures avant l’accueil du public.
Quand commander la restauration d’un congrès culturel ?: Validez le menu et les quantités au moins 7 jours avant le congrès. Recueillez les allergies et régimes alimentaires avant cette échéance, puis confirmez le nombre final de repas 48 à 72 heures avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.