Einkaufsliste für den Kulturkongress

Bei einem Kulturkongress brauchst du mehr als Stühle und Catering. Für Registrierung, Vorträge, Pausen und Gespräche müssen Geschirr, Getränke, Präsentationstechnik und Ladeplätze am Veranstaltungstag bereitstehen. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Personen und bestelle Technik mit Reserve. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, zusätzliche Mikrofone oder genügend Karaffen. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung spätestens eine Woche vorher zu prüfen und Fehlendes rechtzeitig zu besorgen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 14
RegistrierungstischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
Lounge-SesselAnz. 12
BeistelltischeAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
Dinner-TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 16
KaraffenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Drahtloses PräsentationssetAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 2
Digitale TimerAnz. 3
Etikettendrucker

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

KongressbannerAnz. 2
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
TischläuferAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 20

Beleuchtung

LED-UplightsAnz. 8

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Schwarzer Tee - 12 Kartons
- Kräutertee - 6 Packungen
- Zucker - 4 Kilo
- Süßstoff - 4 Kartons
- Halbmilch - 16 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Pils - 3 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Vollkornbrötchen - 120 Stück
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Reifer Käse - 4 kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Avocadoaufstrich - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Rote Zwiebeln - 2 Kilo
- Kichererbsen - 4 kilo
- Linsen - 3 kilo
- Feta - 3 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 2 Kilo
- Pasta - 12 Kilo
- Basmatireis - 10 Kilo
- Kartoffeln - 18 Kilo
- Kürbis - 10 Kilo
- Zucchini - 8 Kilo
- Champignons - 6 Kilo
- Brokkoli - 8 kilo
- Spinat - 4 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 12 kilo
- Tofu – 6 Kilo
- Tomatensauce - 10 Liter
- Kokosmilch - 8 Liter
- Gemüsebrühe - 8 Liter
- Hühnerbrühe - 6 Liter
- Olivenöl - 5 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Balsamicoessig - 2 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pesto - 2 Kilo
- Knoblauch - 1 Kilo
- Frisches Basilikum - 20 Bündel
- Frische Petersilie - 20 Bund
- Salz - 2 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 500 Gramm
- Italienische Kräuter - 500 Gramm
- Kreuzkümmel - 250 Gramm
- Zimt - 250 gram
- Äpfel - 12 kilo
- Bananen - 10 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Orangen - 8 Kilo
- Kekse - 8 Kilo
- Zartbitterschokolade - 4 kilo
- Schlagsahne - 6 Liter
- Vanilleeis - 10 Liter
- Veganes Dessert - 30 Portionen
- Glutenfreies Dessert - 12 Portionen
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und für jede Kaffeepause eine Tasse ein. Bei zwei Pausen brauchst du bei 100 Gästen also rund 200 Tassen, sofern nicht zwischendurch gespült wird.
Bestelle Getränke nicht erst am Kongresstag: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Karaffen für Wasser in jedem Raum bereit.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens sieben Tage vorher mit den tatsächlich verwendeten Laptops. Lege pro Präsentationsplatz mindestens einen passenden HDMI-Adapter und ein Verlängerungskabel bereit.
Halte für Registrierung und Namensschilder einen Etikettendrucker, Ersatzmaterial und eine Ladestation bereit. Sortiere die Badges nach Nachnamen oder Anmeldestatus, damit die Ausgabe pro Person höchstens zwei Minuten dauert.
Plane beim Catering fünf bis zehn Prozent Reserve ein, besonders bei Wasser, Kaffee, Brot und Snacks. Ernährungswünsche solltest du spätestens 72 Stunden vor dem Kongress an den Caterer weitergeben.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Kulturkongress?: Rechne pro Person mit einem Wasserglas, einer Kaffeetasse, einem Teller und einem Besteckset. Bei 100 Gästen und zwei Kaffeepausen solltest du mindestens 200 Tassen einplanen, wenn keine Spülmöglichkeit vorhanden ist.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Kulturkongress?: Für die erste Stunde kalkulierst du zwei bis drei Getränke pro Person, danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Für 100 Gäste und einen vierstündigen Kongress sind damit ungefähr 500 bis 700 Getränke eine brauchbare Planungsgröße, abhängig von Wasser-, Kaffee- und Saftangebot.
Welche Technik muss ich für einen Kulturkongress bereithalten?: Plane pro Vortragssaal einen Projektor, eine Projektionsleinwand, Lautsprecher und mindestens ein Funkmikrofon ein. Prüfe die Anschlüsse sieben Tage vorher und halte je Laptop mindestens einen passenden HDMI-Adapter sowie ein zusätzliches Verlängerungskabel bereit.
Wann sollte ich die Ausstattung für den Kulturkongress einkaufen?: Bestelle Mobiliar, Geschirr und Technik spätestens zwei bis vier Wochen vorher, wenn sie gemietet oder geliefert werden. Getränke, Snacks und frische Cateringwaren besorgst du je nach Haltbarkeit ein bis drei Tage vor dem Kongress.

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