Lista de compras para un congreso de cultura

Organizar un congreso de cultura requiere comprar y preparar mucho más que café y acreditaciones. Esta lista reúne el material para registrar asistentes, montar la sala, apoyar las ponencias y servir comidas y bebidas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen del 10 % para vasos, tazas y cubiertos. Los cables, adaptadores y equipos de presentación suelen olvidarse hasta el último momento, así que conviene revisarlos con varios días de antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 14
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 4
Butacas loungecant. 12
Mesas auxiliarescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platos de cenacant. 120
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 16
Jarrascant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Equipo de presentación inalámbricocant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 6
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Temporizadores digitalescant. 3
Impresora de etiquetas

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Jarras térmicascant. 8
Ollas para sopacant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cucharonescant. 12

Decoración

Banner del congresocant. 2
Señales direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 8
Cartas del menúcant. 20

Iluminación

Focos LED uplightcant. 8

Limpieza

Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Té negro - 12 cajas
- Té de hierbas - 6 cajas
- Azúcar - 4 kilo
- Edulcorantes - 4 cajas
- Leche semidesnatada - 16 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilos
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 8 cajas
- Pils sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 4 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Crema de aguacate - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Pimientos - 3 kilo
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Garbanzos - 4 kilos
- Lentejas - 3 kilo
- Feta - 3 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Tomates secos - 2 kilos
- Pasta - 12 kilos
- Arroz basmati - 10 kilo
- Patatas - 18 kilos
- Calabaza - 10 kilo
- Calabacines - 8 kilo
- Champiñones - 6 kilo
- Brócoli - 8 kilos
- Espinacas - 4 kilo
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Tofu - 6 kilos
- Salsa de tomate - 10 litros
- Leche de coco - 8 litros
- Caldo de verduras - 8 litros
- Caldo de pollo - 6 litros
- Aceite de oliva - 5 litros
- Aceite de girasol - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Pesto - 2 kilo
- Ajo - 1 kilo
- Albahaca fresca - 20 ramos
- Perejil fresco - 20 manojos
- Sal - 2 kilos
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón - 500 gramos
- Hierbas italianas - 500 gramos
- Comino - 250 gramos
- Canela - 250 gram
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 10 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Naranjas - 8 kilo
- Galletas - 8 kilo
- Chocolate puro - 4 kilos
- Nata montada - 6 litros
- Helado de vainilla - 10 litros
- Postre vegano - 30 porciones
- Postre sin gluten - 12 porciones
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Papel higiénico - 48 rollos
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Prepara una acreditación y una tarjeta con el nombre por asistente confirmado, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Ten también la lista de visitantes impresa y ordenada alfabéticamente.
Calcula dos vasos de agua por persona durante la jornada y reserva jarras suficientes para rellenarlos. Para el café, prevé entre 3 y 4 tazas por asistente si el congreso dura todo el día.
Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoz al menos 48 horas antes. Lleva adaptadores HDMI, cables alargadores y regletas de repuesto: un único adaptador incompatible puede retrasar una ponencia.
Monta la mesa de registro 60 minutos antes de abrir las puertas y coloca allí la impresora de etiquetas, las acreditaciones y los materiales de inscripción. Así puedes resolver altas o cambios sin bloquear la entrada.
Confirma el número final de raciones de catering entre 48 y 72 horas antes, incluyendo preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con antelación y deja preparadas las bandejas y jarras antes de que lleguen los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para un congreso de cultura?: Necesitas mobiliario para la sala y el registro, vajilla, equipos audiovisuales, material de presentación, café, bebidas y elementos para el catering. Calcula la vajilla y las acreditaciones para el 100 % de los inscritos más un 10 % de margen.
¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de un día?: Calcula dos vasos de agua, entre 3 y 4 tazas de café y un juego de plato y cubiertos por persona. Añade un 10 % extra para reposiciones, pérdidas o asistentes que se incorporen sin aviso.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico del congreso?: Haz una primera comprobación 72 horas antes y una prueba completa como mínimo 48 horas antes. Revisa especialmente micrófonos, proyectores, cables HDMI, adaptadores, regletas y el equipo de presentación inalámbrico.
¿Cuándo confirmar las cantidades del catering?: Confirma las cantidades definitivas entre 48 y 72 horas antes del congreso. En ese momento debes incluir las inscripciones actualizadas, las preferencias dietéticas y el número final de ponentes y voluntarios.

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