Cross-overconcert organiseren: complete checklist

Een cross-overconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Muzikanten combineren vaak verschillende bezettingen, instrumenten en technische wensen, waardoor geluid, monitoring en stroom vroeg afgestemd moeten zijn. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigde artiesten, een technische plattegrond en een duidelijk draaiboek. Deze checklist helpt je bovendien om catering, vrijwilligers, reizen, dieetwensen en publieksinformatie niet pas in de laatste week te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Geluidsinstallatie reserveren
Lichtinstallatie reserveren
Catering reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Technische plattegrond maken
2 personen
Artiestenreizen bevestigen
Draaiboek afdrukken
Publieksinformatie versturen
Crewindeling maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Artiësteninformatie klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Publieksruimte inrichten
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Artiestenkamers inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kassa en ontvangst inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiestensoundcheck uitvoeren
5 personen
Microfoons labelen
2 personen
Deuren en looproutes controleren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Eerste concertblok begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
4 personen
Warme hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen afhandelen
2 personen
Derde concertblok begeleiden
4 personen
Finale begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Laatste dranken opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Artiestenbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 15
XLR-kabelsaantal 20
Koptelefoonaantal 2
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Kassabox
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6
Prikbordenaantal 3

Verlichting

LED-podiaanschijnwerpersaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Achtergronddoek
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel de technische wensen direct nadat de artiesten zijn bevestigd. Vraag per act naar microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, instrumentkabels en de benodigde aansluitingen op het mengpaneel.
Maak uiterlijk enkele weken voor het concert een technische plattegrond met podiumdelen, podiumtrappen, luidsprekers, subwoofers, lichtstatieven en kabelroutes. Leg kabels vast met kabelbinders en gebruik kabelmatten waar publiek of crew loopt.
Controleer vergunningen en verzekering voordat je definitief publiceert. Bij een programma met meerdere acts kunnen geluidsniveau, eindtijd, publiekscapaciteit en gebruik van de locatie afzonderlijk voorwaarden hebben.
Plan artiestenreizen en de crewindeling vóór de opbouwdag. Zet artiestenbanken en kledingrekken klaar en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan, zodat vragen over instrumenten, catering en techniek niet bij één persoon blijven liggen.
Tel servies en dranken op basis van het verwachte aantal gasten en de programmalengte. Koel de dranken vóór de locatie opengaat, leg glazen en koffiekopjes klaar en controleer de boodschappenlijst samen met de voorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cross-overconcert organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Regel techniek, vergunningen, catering en vrijwilligers zodra het programma grotendeels vaststaat; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen en het draaiboek.
Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten verzamelen?: Vraag de technische informatie direct na bevestiging van iedere artiest op en bundel alles uiterlijk 4 tot 6 weken voor het concert. Zo kun je geluidsinstallatie, lichtinstallatie, microfoons, DI-boxen en kabels tijdig reserveren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een cross-overconcert?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en publieksbegeleiding en 2 tot 4 mensen voor opbouw, catering en backstage, afhankelijk van de locatie en het aantal acts. Leg de taken uiterlijk 2 weken vooraf vast in een crewindeling.
Wanneer stuur ik publieksinformatie en uitnodigingen?: Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf. Verstuur praktische publieksinformatie uiterlijk 1 week voor het concert en verwerk dieetwensen en aanmeldingen vóór je de catering definitief bevestigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.