Checklist para organizar un concierto crossover
Un concierto crossover combina artistas, repertorios y necesidades técnicas que deben encajar con precisión. Esta checklist reúne las tareas para fijar el programa, reservar el lugar, confirmar permisos y coordinar sonido, iluminación, catering y público. También contempla los detalles que suelen quedar para el último momento: viajes de los artistas, preferencias dietéticas, plano técnico, bebidas frías y distribución del equipo. Sigue el plan por fases y llega al día del concierto con responsables e información confirmados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar a los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar el equipo de sonido
Reservar la instalación de iluminación
Reservar el catering
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el plano técnico
2 personas
Confirmar viajes de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información al público
Hacer la distribución del equipo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar la información de los artistas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar el equipo de sonido
4 personas
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Preparar la zona del público
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la caja y la recepción
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Realizar la prueba de sonido del artista
5 personas
Etiquetar micrófonos
2 personas
Comprobar puertas y rutas de circulación
2 personas
Recibir al público
4 personas
Anunciar el programa
Acompañar el primer bloque del concierto
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Atender a los artistas
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
4 personas
Servir aperitivos calientes
3 personas
Atender las preguntas del público
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
4 personas
Coordinar la final
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger las últimas bebidas
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar las llaves y el local
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar un mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 110
- Mesas altascant. 10
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Bancos para artistascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Altavoces de monitorcant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 6
- Cables de instrumentoscant. 15
- Cables XLRcant. 20
- Auricularescant. 2
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 24
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Bridascant. 100
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Walkie-talkiescant. 6
- Tableros de corchocant. 3
Iluminación
- Focos LED para escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Controlador de luces
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 12
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las necesidades técnicas antes de reservar sonido e iluminación. Pide a cada artista la información de entradas, monitores, micrófonos, cajas DI y conexiones necesarias para incorporarla al plano técnico.
- Comprueba permisos y seguro con varias semanas de margen, especialmente si el lugar tiene límites de aforo, horarios o condiciones específicas. Guarda las confirmaciones junto con el contrato del espacio y de los artistas.
- Prepara un plan de trabajo impreso para el equipo y otro para producción. Incluye horarios de apertura, viajes de los artistas, montaje, pruebas de sonido, catering y distribución de responsabilidades.
- No dejes la compra para el mismo día: revisa primero el stock y el material, y enfría las bebidas con antelación. Calcula vasos, tazas y servicio de catering según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas.
- Revisa el recorrido de cables antes de abrir el lugar. Coloca alfombrillas, cinta gaffer y bridas donde haga falta, y comprueba que haya suficientes regletas, alargadores, baterías de repuesto y soportes para evitar cambios improvisados durante el concierto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto crossover?
- Empieza la planificación al menos 8-12 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas, lugar, permisos, seguro, sonido, iluminación, catering y viajes sin depender de soluciones de última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar el equipo técnico de un concierto crossover?
- Confirma sonido e iluminación en cuanto estén cerrados el programa y las necesidades técnicas de los artistas, idealmente 6-8 semanas antes. El plano técnico debe estar listo antes de imprimir el plan de trabajo.
- ¿Qué hay que preparar el día antes del concierto?
- El día anterior revisa la lista de compra, el stock y el material, prepara la información de los artistas y enfría las bebidas. Deja también impresos el plan de trabajo y la distribución del equipo para que el montaje pueda empezar sin esperas.
- ¿Cuántas personas hacen falta para coordinar un concierto crossover?
- Como referencia, asigna al menos 4 responsables: producción, coordinación técnica, atención a artistas y público o catering. Añade voluntarios según el aforo, el número de artistas y la complejidad del montaje.
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