Crossover-Konzert organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler spätestens 4 Wochen vor dem Konzert und überführe sie in einen gemeinsamen Lageplan. So erkennst du früh, ob Mischpult, Monitorspeaker, DI-Boxen und Mikrofone ausreichen.
• Plane für jeden Wechsel zwischen den Acts eine feste Umbauzeit im Drehbuch ein. Bei mehreren Formationen werden Instrumentenkabel, Mikrofonständer und Sitzmöbel sonst schnell zum Engpass.
• Bestätige Künstlerreisen und Ankunftszeiten spätestens 7 Tage vorher. Lege Künstlerinformationen, Ansprechpartner und den Ablauf für die Crew gedruckt am Backstage- oder Technikplatz bereit.
• Prüfe Einkaufsliste und Vorräte 2 bis 3 Tage vor dem Konzert und kühle die Getränke erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend. Gläser, Kaffeetassen und Cateringmaterial werden bei der Technikplanung leicht vergessen.
• Öffne die Location mit einer klar eingeteilten Crew und prüfe zuerst Stromwege, Kabelmatten und Gaffer Tape. Verlängerungskabel, Kabelbinder und Ersatzbatterien sollten vor dem Soundcheck sichtbar an einem festen Platz liegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Crossover-Konzert planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Location und Künstlern. Technik, Genehmigungen und Versicherungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.

Wann sollte die Technik für ein Crossover-Konzert gebucht werden?

Reserviere Ton- und Lichtanlage etwa 6 bis 8 Wochen vorher, sobald die Künstler bestätigt sind. Die konkreten Anforderungen und der technische Lageplan sollten spätestens 4 Wochen vorher vorliegen.

Wann verschicke ich Einladungen und Publikumsinformationen?

Verschicke die Einladungen nach der Termin- und Programmfestlegung, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Anfahrts-, Einlass- und Ablaufdetails sollten spätestens 7 Tage vorher an die angemeldeten Gäste gehen.

Was muss am Tag des Crossover-Konzerts zuerst passieren?

Öffne die Location mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass, damit Bühne, Ton, Licht und Catering getrennt vorbereitet werden können. Plane anschließend Soundcheck, Künstlerankünfte und die letzte Crew-Einteilung vor dem Publikumsstart ein.

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