Checklist pour organiser un concert crossover

Un concert crossover demande de coordonner plusieurs artistes, des besoins techniques différents et un accueil fluide du public. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et confirme les artistes avant de lancer la production. La sonorisation, les lumières, les autorisations et l’assurance doivent être vérifiées assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist suit les étapes jusqu’à l’ouverture du lieu et au service traiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver la sono
Réserver l'installation lumineuse
Réserver le catering
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan technique
2 personnes
Confirmer les déplacements des artistes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations au public
Établir la répartition de l’équipe
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les informations sur les artistes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la caisse et l'accueil
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Effectuer la balance sonore des artistes
5 personnes
Étiqueter les microphones
2 personnes
Vérifier les portes et les chemins de circulation
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le premier bloc de concert
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
4 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Gérer les questions du public
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
4 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Ranger les dernières boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Bancs des artistesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 15
Câbles XLRqté 20
Casque audioqté 2
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6
Panneaux d’affichageqté 3

Éclairage

Projecteurs LED pour scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Bâche de fond
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de confirmer les artistes : prévois au moins 8 à 12 semaines pour recueillir leurs besoins techniques, organiser les déplacements et réserver la sonorisation.
Demande une fiche technique à chaque artiste, puis rassemble les informations dans un seul plan technique. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles XLR et instruments nécessaires.
Ne garde pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Fais le point avec le lieu au moins 6 semaines avant le concert et conserve les confirmations avec le déroulé.
Prépare l’accueil séparément de la scène : traite les inscriptions, recueille les besoins alimentaires et répartis l’équipe au moins 7 jours avant. Prévoyez une personne pour les artistes, une pour le public et une pour la régie.
Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour installer la scène, les projecteurs LED, les passe-câbles et le catering. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’arrivée du public et imprime le déroulé pour chaque responsable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert crossover ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu et le matériel, vérifier les autorisations, organiser le catering et finaliser le plan technique.
Quand réserver la sonorisation et les lumières pour un concert crossover ?: Réserve la sonorisation et l’installation lumineuse environ 6 à 8 semaines avant la date. Confirme ensuite les besoins techniques des artistes au plus tard 3 semaines avant le concert.
Quand envoyer les invitations et les informations au public ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant le concert. Transmets les informations pratiques, comme l’horaire, l’accès et les modalités d’inscription, environ 7 jours avant l’événement.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il préparer la salle ?: Prévois au moins 3 à 4 heures avant l’ouverture du lieu pour installer la scène, les chaises, les tables, la lumière, les câbles et le catering. Ajoute une marge si plusieurs artistes partagent la même configuration technique.

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