Coversconcert organiseren: checklist en planning

Een coversconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een band en een podium boeken. Je moet vooraf de toegangstijden, geluids- en stroombehoefte, vergunningen en melding bij omwonenden regelen. Daarna volgen de setlist, podiumindeling, bezoekersregistratie en catering. Gebruik deze checklist om het concert stap voor stap voor te bereiden, zodat apparatuur, kabels, drank, hapjes en veiligheidsinformatie op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bevestig optreden met de band
Bevestig locatie en toegangstijden
Controleer geluids- en stroombehoefte
2 personen
Reserveer geluidsapparatuur
Meld geluid bij omwonenden
Controleer benodigde vergunningen
Verstuur uitnodigingen
2 personen
Registreer aanmeldingen
Verzamel dieetwensen
Maak bezoekerslijst
Maak programma en tijdschema
Ontvang de setlist van de band
Stem podiumindeling met band af
2 personen
Maak geluidsplan
2 personen
Maak veiligheids- en vluchtplan
2 personen
Bestel boodschappen
Controleer verhuurmaterialen
2 personen
Maak bewegwijzering
Print bezoekerslijst en programma
Haal geluidsapparatuur op
2 personen
Doe boodschappen
2 personen
Controleer houdbaarheid en aantallen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Laad materialen voor transport
3 personen
Open locatie en controleer ruimtes
2 personen
Controleer stroompunten en vluchtwegen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsset opbouwen
4 personen
Microfoons en instrumenten aansluiten
3 personen
Verlichting opbouwen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Drank- en snackbuffet inrichten
3 personen
Toiletten en wastafels controleren
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Band ontvangen en kleedruimte tonen
2 personen

Event

Entree en ontvangst bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste concertset begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Tweede concertset begeleiden
2 personen
Optreden en publieksruimte controleren
2 personen
Laatste concertset begeleiden
2 personen
Afrekenen met band en verhuurder
Bezoekers veilig naar buiten begeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Meubilair en decoratie afbouwen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Locatie en toiletten schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Podiummonitorenaantal 3
Zangmicrofoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Luidsprekerkabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Gaffertapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachtergrond
Ballonnenbogenaantal 2
Pijlbordenaantal 8
Programmapostersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het geluid minimaal 4 weken vooraf: vraag de band naar het benodigde aantal PA-speakers, subwoofers, zangmicrofoons, DI-boxen en podiummonitoren. Reserveer ontbrekende apparatuur pas nadat de stroombehoefte en podiumindeling zijn afgestemd.
Leg toegang, opbouw en soundcheck schriftelijk vast met de locatie en band. Reserveer minstens 2 uur vóór aanvang voor laden, kabelgoten leggen, lichtstatieven plaatsen en een volledige soundcheck.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een bezoekerslijst en verzamel dieetwensen. Bestel daarna de boodschappen op aantallen: reken per bezoeker op voldoende glazen, servies, hapjes en gekoelde drank voor de geplande duur.
Controleer 1 dag vooraf alle verhuurmaterialen en houdbaarheid van boodschappen. Zet dranken koud, laad kabels, stekkerdozen, verlenghaspels, gaffertape en verlichting bij elkaar en print de bezoekerslijst en het programma.
Loop vóór de soundcheck het veiligheids- en vluchtplan met het team door. Houd kabels uit looproutes met kabelgoten of tape, laat vluchtwegen vrij en wijs één persoon aan voor bezoekersvragen en incidenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een coversconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de band, locatie en vergunningen. Regel geluid, stroom, uitnodigingen en verhuurmaterialen uiterlijk 4 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een coversconcert?: Reserveer minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck, en 3 uur als er ook licht, meerdere versterkers of een uitgebreide podiumindeling nodig zijn. Plan de toegangstijd met de locatie en band voordat je de aanvangstijd communiceert.
Welke geluidsapparatuur heb ik nodig voor een coversconcert?: Dat hangt af van de band en ruimte, maar bespreek in elk geval PA-speakers, subwoofers, mengpaneel, podiummonitoren, zangmicrofoons, DI-boxen en microfoonstatieven. Vraag de band minstens 4 weken vooraf om de technische inputlijst en controleer daarna kabels en stroomaansluitingen.
Wanneer moet ik drank en hapjes inkopen voor een coversconcert?: Doe de boodschappen 1 dag vooraf, zodat gekoelde drank op tijd koud kan staan en houdbare producten gecontroleerd zijn. Bereid kwetsbare hapjes zo kort mogelijk voor aanvang en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.