Checklist pour organiser un concert de reprises

Un concert de reprises demande plus qu’une réservation de groupe et quelques micros. Il faut coordonner les horaires d’accès, la scène, la sonorisation, les inscriptions, la sécurité et l’accueil du public. Cette checklist de 57 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier échange avec le groupe au chargement du matériel. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, signalétique, câbles, boissons fraîches et plan d’évacuation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la prestation avec le groupe
Confirmer le lieu et les horaires d'accès
Vérifier les besoins en son et en électricité
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Informer les riverains du bruit
Vérifier les autorisations nécessaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des visiteurs
Préparer le programme et le planning
Recevoir la setlist du groupe
Valider la répartition de la scène avec le groupe
2 personnes
Créer le plan sonore
2 personnes
Préparer le plan de sécurité et d'évacuation
2 personnes
Commander les courses
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Créer la signalétique
Imprimer la liste des visiteurs et le programme
Récupérer le matériel audio
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la date de péremption et les quantités
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Charger le matériel pour le transport
3 personnes
Ouvrir le lieu et vérifier les espaces
2 personnes
Vérifier les prises électriques et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le buffet de boissons et de snacks
3 personnes
Contrôler les toilettes et les lavabos
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir le groupe et montrer la loge
2 personnes

Événement

Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le premier set du concert
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Encadrer le deuxième set du concert
2 personnes
Vérifier la scène et l'espace public
2 personnes
Animer le dernier set du concert
2 personnes
Régler la facture avec le groupe et le propriétaire
Accompagner les visiteurs vers la sortie en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter le mobilier et la décoration
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
Vérifier et emballer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Remettre les clés et le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du programmeqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demandez la setlist et les besoins techniques du groupe plusieurs jours avant le concert. Validez ensuite l’implantation de la scène, les retours et les branchements avant de réserver la sonorisation.
Confirmez séparément l’horaire d’accès au lieu, l’heure d’arrivée du groupe et le temps prévu pour les balances. Une installation audio complète peut nécessiter plusieurs heures, surtout avec une table de mixage, des retours et des subwoofers.
Prévoyez un plan de câblage visible et protégez les passages avec des goulottes ou du gaffer. Comptez aussi les rallonges, multiprises, câbles XLR, câbles jack et câbles d’enceinte avant le transport.
Clôturez les inscriptions avant d’imprimer la liste des visiteurs et le programme. Profitez-en pour regrouper les besoins alimentaires et vérifier que les quantités de verres, assiettes, couverts et en-cas correspondent au nombre attendu.
Ne gardez pas les boissons et les aliments pour la dernière minute. Mettez les boissons au frais dès leur réception, contrôlez les dates de péremption et chargez le matériel audio, l’éclairage et la signalétique selon l’ordre de déchargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reprises ?: Prévoyez au moins 4 à 8 semaines pour confirmer le groupe, le lieu, les autorisations, la sonorisation et les inscriptions. Commencez plus tôt si le matériel doit être loué ou si le lieu impose une information des riverains.
Quand faut-il confirmer les besoins techniques du groupe ?: Demandez la fiche technique, la setlist et les besoins électriques au minimum 2 semaines avant le concert. Validez la répartition de la scène et le plan sonore avant de récupérer ou réserver le matériel.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et la sonorisation ?: Réservez généralement 2 à 4 heures avant l’arrivée du public pour décharger, installer les enceintes, les micros, les retours et l’éclairage, puis effectuer les balances. Ajoutez du temps si l’accès au lieu est limité.
Quand imprimer la liste des visiteurs et le programme ?: Imprimez-les 1 à 2 jours avant le concert, après la clôture des inscriptions. Gardez une version actualisée le jour même pour intégrer les derniers changements et faciliter l’accueil.

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