Checklist para organizar un concierto de versiones
Organizar un concierto de versiones requiere coordinar la banda, el espacio y todo el equipo técnico antes de abrir las puertas. Empieza confirmando los horarios de acceso, las necesidades de sonido y los permisos; después cierra el programa, las invitaciones y la logística. La lista completa reúne 57 tareas y 41 materiales, desde altavoces y micrófonos hasta vasos, mesas y máquinas de café. Úsala para avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la actuación con la banda
Confirmar la ubicación y los horarios de acceso
Comprobar las necesidades de sonido y electricidad
2 personas
Reservar equipo de sonido
Avisar a los vecinos del ruido
Comprobar los permisos necesarios
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar las inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de visitantes
Crear el programa y el horario
Recibir la lista de canciones de la banda
Coordina la distribución del escenario con la banda
2 personas
Crear el plan de sonido
2 personas
Crear el plan de seguridad y evacuación
2 personas
Encargar la compra
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Crear la señalización
Imprimir lista de asistentes y programa
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Ir de compras
2 personas
Comprobar la caducidad y las cantidades
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cargar el material para el transporte
3 personas
Abrir el recinto y revisar las salas
2 personas
Comprobar los puntos de luz y las vías de evacuación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Conectar micrófonos e instrumentos
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el bufé de bebidas y snacks
3 personas
Revisar los baños y lavabos
Colocar la señalización
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Recibir a la banda y mostrarles el camerino
2 personas
Evento
Atender la entrada y la recepción
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la primera sesión de conciertos
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Coordinar el segundo set del concierto
2 personas
Comprobar el escenario y el espacio del público
2 personas
Coordinar la última actuación del concierto
2 personas
Liquidar con la banda y el proveedor
Guiar a los visitantes fuera de forma segura
3 personas
Seguimiento
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el mobiliario y la decoración
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar el recinto y los baños
3 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
3 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Entregar las llaves y el local
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Monitores de escenariocant. 3
- Micrófonos para cantocant. 4
- Soportes de micrófonocant. 5
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Cables de altavozcant. 6
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Fondo del escenario
- Arcos de globoscant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma con la banda el repertorio, la duración de la actuación y la hora de llegada al menos 7 días antes. Con esa información podrás preparar el programa y coordinar la distribución del escenario.
- Haz una prueba de sonido antes de que lleguen los invitados y reserva el equipo con varios días de margen. Comprueba especialmente los monitores, las cajas DI, los cables XLR y las regletas; un solo cable que falte puede retrasar todo el concierto.
- Consulta los permisos necesarios y avisa a los vecinos como mínimo 7 días antes si habrá amplificación. Define también una ruta de evacuación visible y deja libres los pasillos y las salidas.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes. Así puedes calcular las cantidades, preparar los aperitivos y enfriar las bebidas sin improvisar el mismo día.
- Carga el material siguiendo una lista y haz una última comprobación al salir: equipo de sonido, iluminación, señalización, vajilla y refrigeración. Reserva al menos 2 horas para el montaje y 30 minutos para revisar cables y conexiones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de versiones?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la banda, el lugar, los permisos y el equipo de sonido. Deja cerrados los horarios de acceso y el programa al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto equipo de sonido necesito para un concierto de versiones?
- Como base, prevé altavoces PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI y cables adecuados. La banda debe confirmar sus necesidades técnicas al menos 2 semanas antes, porque el número de músicos y el tamaño del espacio cambian la configuración.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas para el concierto?
- Mete las bebidas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes de abrir, siempre que haya suficiente hielo o refrigeración. Comprueba las cantidades y las fechas de caducidad el mismo día de la compra.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?
- Reserva como mínimo 2 horas para descargar, colocar el escenario, montar la iluminación y conectar el sonido. Añade 30 minutos para la prueba de sonido y evita programar la llegada de invitados antes de terminarla.
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