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Coverskonzert organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Coverskonzert steht und fällt mit drei Dingen: bestätigter Band, passender Tontechnik und einem klaren Ablauf. Kläre zuerst Ort, Zutritt, Strom und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Später kommen Setlist, Bühnenaufteilung, Sicherheitsplan, Verpflegung und die Vorbereitung vor Ort dazu. Die Checkliste führt dich durch alle 57 Aufgaben und 41 benötigten Gegenstände, damit am Veranstaltungstag weder ein Mikrofonkabel noch eine wichtige Information fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Auftritt mit der Band bestätigen

  • Ort und Zutrittszeiten bestätigen

  • Ton- und Strombedarf prüfen

    2 Personen

  • Tonanlage reservieren

  • Lautstärke bei Anwohnern ankündigen

  • Benötigte Genehmigungen prüfen

  • Einladungen versenden

    2 Personen

  • Anmeldungen registrieren

  • Diätwünsche erfassen

  • Besucherliste erstellen

  • Programm und Zeitplan erstellen

  • Setlist der Band erhalten

  • Bühnenaufteilung mit der Band abstimmen

    2 Personen

  • Beschallungsplan erstellen

    2 Personen

  • Sicherheits- und Fluchtplan erstellen

    2 Personen

  • Lebensmittel bestellen

  • Mietmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

  • Besucherliste und Programm drucken

  • Tonanlage abholen

    2 Personen

  • Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Haltbarkeit und Mengen prüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien für den Transport laden

    3 Personen

  • Location öffnen und Räume prüfen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse und Fluchtwege prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Soundsystem aufbauen

    4 Personen

  • Mikrofone und Instrumente anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke- und Snackbuffet einrichten

    3 Personen

  • Toiletten und Waschbecken prüfen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Band empfangen und den Umkleideraum zeigen

    2 Personen

Event

  • Einlass und Empfang besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erste Konzertnummer begleiten

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Die zweite Konzert-Session betreuen

    2 Personen

  • Auftritt und Publikumsbereich überprüfen

    2 Personen

  • Letzte Konzert-Session begleiten

    2 Personen

  • Mit Band und Vermieter abrechnen

  • Besucher sicher nach draußen begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • Möbel und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Ort und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    3 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • BühnemonitoreAnz. 3
  • GesangsmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 5
  • DI-BoxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • LautsprecherkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 6
  • Gaffa-TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Bühnenhintergrund
  • BallonbögenAnz. 2
  • WegweiserAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Auftritt, den Veranstaltungsort und die Zutrittszeiten frühzeitig gemeinsam mit der Band. Lass dir außerdem Setlist, Bühnenaufteilung und den benötigten Strom- und Tonumfang schriftlich geben.
  • Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Für ein Coverskonzert müssen PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und passende Kabel zusammenpassen; reserviere fehlendes Material rechtzeitig.
  • Kläre Lautstärke, Genehmigungen sowie Sicherheits- und Fluchtwege vor dem Versand der Einladungen. Anwohnerhinweise und behördliche Anforderungen lassen sich wenige Tage vor dem Konzert meist nicht mehr zuverlässig nachholen.
  • Erfasse Anmeldungen und Diätwünsche laufend und erstelle daraus eine aktuelle Besucherliste. Drucke Liste und Programm nicht erst kurz vor Beginn, sondern mit genügend Zeit für Änderungen und einen zweiten Ausdruck.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Getränke müssen gekühlt, Snacks vorbereitet und Transportmaterial geladen sein, bevor die Band eintrifft. Prüfe bei Lebensmitteln Haltbarkeit und Mengen und sichere Kabel mit Kabelkanälen und Gaffa-Tape.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Coverskonzert organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Band, Ort, Technik und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen können danach starten, während Setlist, Bühnenplan und Verpflegung später konkretisiert werden.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Coverskonzert?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk je weiterer Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Band, Helfer und Technikteam ein und stelle Kühlboxen rechtzeitig bereit.
Wann sollte die Tontechnik beim Coverskonzert aufgebaut werden?
Plane den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass, bei gemieteter oder umfangreicher Technik eher einen halben Tag. So bleiben Zeit für Verkabelung, Soundcheck, Monitore und die Abstimmung mit der Band.
Was wird bei einem Coverskonzert besonders oft vergessen?
Häufig fehlen DI-Boxen, Ersatzkabel, Verlängerungskabel, Kabelkanäle oder ausreichend Mikrofonständer. Prüfe die komplette Technikliste spätestens eine Woche vorher und kontrolliere beim Laden jedes Teil einzeln.

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