Countryconcert organiseren: checklist en planning
Een countryconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een podium boeken. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en techniek vast; daarna volgen bezoekersregistratie, catering en de praktische uitvoering. Plan geluidsinstallatie, podium, microfoons en monitorluidsprekers op basis van de technische wensen van de artiesten. Werk in de laatste week met een draaiboek, contactlijst en weerscenario, zodat vrijwilligers, leveranciers en bezoekers dezelfde informatie hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Artiesten boeken
2 personen
Geluidsinstallatie reserveren
Podium reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Artiestenschema maken
Vrijwilligers indelen
Contactlijst afdrukken
Polsbandjes bestellen
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Reserveplan bevestigen
2 personen
Bezoekersaantal bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Podium laten plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Podium en zaal nalopen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Entreepost inrichten
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Artiesten begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Eindnummer aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Bar afsluiten
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium laten afbreken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Barblokkenaantal 2
- Partytentenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Podium
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 3
- Muziekstandaardsaantal 5
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Podiumtrappenaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Bierglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerplankenaantal 10
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Aluminium schalenaantal 30
- Vershoudbakkenaantal 12
- Koelmattenaantal 12
Decoratie
- Countryvlaggenaantal 12
- Jutebanenaantal 8
- Hooibalenaantal 10
- Krijtbordenaantal 6
- Tafellopersaantal 12
- Kunstbloemstukkenaantal 12
- Prikkabelsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Handdoekrolhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel podium, geluidsinstallatie en stroom minstens enkele weken vooraf. Vraag iedere artiest naar technische wensen, het aantal microfoons en DI-boxen, en leg die informatie vast vóór je de apparatuur definitief reserveert.
- Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het countryconcert mee met de praktische bezoekersinformatie. Vermeld ook waar bezoekers zich melden en hoe polsbandjes worden uitgegeven.
- Bevestig het bezoekersaantal 7 dagen vooraf aan catering en locatie. Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 5 dagen voor het concert, zodat de cateraar niet op de dag zelf hoeft te improviseren.
- Maak het artiestenschema en vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week vooraf. Zet telefoonnummers, aankomsttijden, soundcheck, catering en sleutelpersonen op één afgedrukte contactlijst.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan ook het reserveplan. Partytenten, kabelmatten, verlichting en extra zitplaatsen moeten vóór de opbouw beschikbaar zijn, niet pas wanneer regen wordt verwacht.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een countryconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer podium, geluidsinstallatie en catering zodra de datum vaststaat, omdat deze onderdelen de rest van het draaiboek bepalen.
- Wanneer moet ik artiesten boeken voor een countryconcert?
- Boek artiesten idealiter 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als er meerdere optredens op één avond zijn. Vraag direct na bevestiging hun technische wensen, aankomsttijd en gewenste soundcheck op.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een countryconcert?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het concert. Bevestig daarna het bezoekersaantal aan catering, locatie en vrijwilligerscoördinatie.
- Wat regel ik bij slecht weer tijdens een countryconcert?
- Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en controleer of het reserveplan uitvoerbaar is. Zorg dat partytenten, kabelmatten, bewegwijzering en bescherming voor apparatuur vóór de opbouw klaarstaan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!