Checklist pour organiser un concert country

Un concert country demande plus qu’une scène et quelques musiciens. Il faut verrouiller la date, le lieu, les autorisations et les réservations plusieurs semaines à l’avance, puis coordonner les artistes, la technique, l’accueil et le catering. Cette checklist regroupe 72 tâches et 59 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents : besoins techniques non transmis, boissons non refroidies, signalétique absente ou solution météo non confirmée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver des artistes
2 personnes
Réserver la sono
Réserver la scène
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
Élaborer le déroulé
2 personnes
Établir le planning des artistes
Répartir les bénévoles
Imprimer la liste de contacts
Commander des bracelets
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan de secours
2 personnes
Confirmer le nombre de visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Faire installer la scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier la scène et la salle
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les artistes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Annoncer le numéro final
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter le matériel
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Faire démonter la scène
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Blocs de barqté 2
Tentes de réceptionqté 3
Portantsqté 2

Équipement

Scène
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Pieds de microqté 5
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Escaliers de scèneqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à bièreqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Plateaux en aluminiumqté 30
Boîtes de conservationqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12

Décoration

Drapeaux de paysqté 12
Bancs en juteqté 8
Bottes de foinqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Chemins de tableqté 12
Compositions florales artificiellesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la scène, la sonorisation et les artistes dès que la date et le lieu sont fixés. Demande les besoins techniques de chaque formation avant de finaliser le matériel audio et les branchements.
Prépare un déroulé avec les horaires d’arrivée, de balance, de repas, de concert et de démontage. Transmets le planning aux artistes, à l’équipe technique et aux bénévoles au moins 7 jours avant l’événement.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Prévois une liste actualisée des participants afin d’éviter les repas manquants le jour du concert.
Vérifie la météo 48 heures avant l’ouverture et confirme le plan de secours. Les tentes, les passe-câbles, les rallonges et les équipements électriques doivent être compatibles avec la configuration retenue.
Refroidis les boissons la veille et installe les stocks non périssables avant l’arrivée du public. Imprime aussi la liste des contacts et installe la signalétique avant les premiers invités, pas pendant leur accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert country ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, la scène, la sonorisation et le catering. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, le planning, la météo et les besoins techniques.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert country ?: Réserve-la dès que la date, le lieu et les artistes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Envoie la fiche technique de chaque groupe au prestataire au plus tard 14 jours avant l’événement.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert country ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure et par personne. Ajuste les quantités selon la durée du concert, la météo et la présence d’une offre sans alcool.
Quand préparer le plan de secours en cas de pluie ?: Définis le plan de secours au moins 7 jours avant le concert et confirme-le après la vérification météo à 48 heures. Vérifie alors l’emplacement des tentes, la protection du matériel électrique et le maintien des accès du public.

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