Checklist para organizar un concierto country sin imprevistos

Un concierto country necesita más coordinación que una simple actuación: hay que encajar artistas, escenario, sonido, público, catering y voluntarios en un mismo horario. Empieza por fijar la fecha y el lugar, tramitar los permisos y contratar a los artistas y proveedores principales. Después, reúne las necesidades técnicas, prepara el programa y confirma la asistencia. Durante la última semana, revisa el tiempo, enfría las bebidas y deja listo un plan alternativo si el concierto es al aire libre.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permisos
Contratar artistas
2 personas
Reservar el equipo de sonido
Reservar el escenario
Reservar el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Desarrollar el programa
2 personas
Hacer el horario de los artistas
Asignar voluntarios
Imprimir la lista de contactos
Pedir pulseras
Hacer carteles y señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar plan alternativo
2 personas
Confirmar el número de visitantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Encargar la instalación del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Revisar el escenario y la sala
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Montar el puesto de entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el programa
Acompañar a los artistas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Reponer café y té
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Anunciar el número final
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el escenario
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Cubos de barcant. 2
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Escenario
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Atrilescant. 5
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Escaleras del escenariocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de cervezacant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tablas para servircant. 10
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 4
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Decoración

Banderas de paíscant. 12
Pistas de yutecant. 8
Fardos de henocant. 10
Pizarrascant. 6
Manteles runnerscant. 12
Arreglos florales artificialescant. 12
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Portarrollos de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el escenario, el equipo de sonido y el catering antes de enviar las invitaciones. Si uno de estos proveedores falla, tendrás que cambiar el programa o limitar la asistencia.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas con al menos 3 semanas de antelación. Confirma entradas, micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y tiempos de montaje en un único documento.
Publica el horario de los artistas y la información de aparcamiento entre 7 y 10 días antes. Indica también la hora de apertura de puertas para evitar llegadas concentradas.
Calcula el mobiliario según el aforo confirmado, no según una estimación inicial. Además de sillas, prevé mesas de cerveza, mesas de buffet, taburetes y percheros si el público permanecerá varias horas.
Haz la comprobación final 48 horas antes: pronóstico, plan alternativo, lista de contactos, pulseras, señalización, compra y bebidas enfriándose. El día del concierto, asigna a cada voluntario una tarea y un horario concretos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto country?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con permisos, artistas, escenario y sonido. Deja cerrados el programa y las necesidades técnicas al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?: Haz una primera previsión 10 días antes y una confirmación final entre 48 y 72 horas antes. Usa esa cifra para ajustar catering, bebidas, pulseras, sillas y mesas.
¿Qué hay que preparar para el sonido de un concierto country?: Confirma con cada artista los micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y conexiones que necesita. Reserva el equipo y valida el montaje como mínimo 2 semanas antes; programa una prueba de sonido el mismo día.
¿Qué hacer si el concierto country es al aire libre y llueve?: Define un plan alternativo antes de enviar las invitaciones y revísalo 48 horas antes según el pronóstico. Comprueba que el escenario, los altavoces, las regletas y los cables queden protegidos y que el público tenga una zona cubierta.

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