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Countrykonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Countrykonzert braucht mehr als Bühne und Band: Genehmigungen, Technik, Besucherführung, Catering und ein belastbarer Ablauf müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum gekühlten Getränkevorrat durch die Vorbereitung. Besonders spät werden oft technische Anforderungen der Künstler, Parkinformationen und ein Ersatzplan für schlechtes Wetter geklärt. Mit 72 Aufgaben und 59 benötigten Dingen behältst du Fristen, Zuständigkeiten und Material im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Tonanlage reservieren

  • Bühne reservieren

  • Catering reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Künstlerplan erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Armbänder bestellen

  • Schilder und Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Ersatzplan bestätigen

    2 Personen

  • Besucherzahl bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen lassen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühne und Saal kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Künstler betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Finalnummer ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen lassen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarblöckeAnz. 2
  • PartyzelteAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Bühne
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 3
  • NotenständerAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • BühnentreppenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierbretterAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • AluminiumschalenAnz. 30
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • KühlmattenAnz. 12

Dekoration

  • CountryflaggenAnz. 12
  • JutebahnenAnz. 8
  • HeuballenAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 6
  • TischläuferAnz. 12
  • KunstblumenarrangementsAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Termin und Ort zuerst und beantrage notwendige Genehmigungen frühzeitig. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, weil Bühne, Tonanlage und Catering erst danach verbindlich reserviert werden sollten.
  • Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler die technischen Anforderungen spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. Dazu gehören etwa Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, Notenständer und die benötigten Anschlüsse.
  • Plane Besucherfluss und Orientierung gemeinsam: Verschicke Parkinformationen vorab und stelle Schilder, Wegweiser sowie Kontaktliste spätestens am Veranstaltungstag bereit. Bestelle Armbänder nicht erst nach Eingang der letzten Anmeldung.
  • Bestätige die Besucherzahl 7 Tage vorher und passe Catering, Geschirr und Sitzplätze daran an. Für Getränke solltest du haltbare Vorräte früher bereitstellen und die tatsächlich ausgeschenkten Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig kühlen.
  • Lege den Ablaufplan, Künstlerplan und die Helfereinteilung spätestens 3 Tage vorher fest. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und bestätige einen Ersatzplan, besonders wenn Partyzelte, Lichterketten oder Teile der Veranstaltung draußen stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Countrykonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Künstler, Bühne, Tonanlage und Catering sollten anschließend möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert gebucht werden.
Welche Technik brauche ich für ein Countrykonzert?
Plane mindestens Bühne, Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Monitorspeaker ein. Je nach Besetzung kommen DI-Boxen, Notenständer, Verlängerungskabel und Kabelmatten dazu; die endgültige Liste sollte 4 Wochen vorher mit den Künstlern abgestimmt sein.
Wann sollte ich die Besucherzahl für das Countrykonzert bestätigen?
Bestätige die erwartete Besucherzahl 7 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Catering, Geschirr, Getränke, Biertische, Klappstühle und Barhocker noch passend ergänzen oder reduzieren.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für ein Countrykonzert vorbereiten?
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und bestätige dann den Ersatzplan. Wenn der Veranstaltungsort nicht vollständig geschützt ist, sollten Partyzelte, sichere Kabelwege mit Kabelmatten und eine klare Entscheidung zur Durchführung spätestens 24 Stunden vorher feststehen.

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