Checklist voor een goed georganiseerde consultatiebijeenkomst

Een consultatiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en zaal. Je moet deelnemers gericht uitnodigen, vragen vooraf verzamelen en zorgen dat gesprekken, presentaties en verslaglegging op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je plannen vanaf de doelgroep en locatie tot de ontvangst, techniek en inrichting van de ruimte. Let vooral op zaken die vaak pas op de dag zelf problemen geven, zoals microfoons, naamlabels, bewegwijzering en voldoende tijd voor registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doelgroep en adressenlijst bepalen
2 personen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Ruimte reserveren
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bijeenkomst online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen vooraf verzamelen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Presentaties en documenten verzamelen
2 personen
Gespreksbegeleiders aanwijzen
2 personen
Notulisten aanwijzen
2 personen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Hand-outs printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
Beamer en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentatie en video testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Water en sap klaarzetten
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Notulen en reacties vastleggen
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Laatste vragen behandelen
2 personen
Vervolgstappen toelichten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Aanwezigheidslijst archiveren
Notulen en reacties uitwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Vervolgdocumenten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsset
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Registratie

Naamkaartstandaardsaantal 70
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 70
Stembakjesaantal 6
Flip-oversaantal 6
Flip-overstandaardsaantal 6
Whiteboardmarkersaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Naamstickersaantal 80

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg doelgroep, adressenlijst en aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om uitnodigingen te versturen, aanmeldingen te verwerken en ontbrekende gegevens na te vragen.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en vragen voor de bijeenkomst uit. Sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen vooraf, zodat catering en programma nog aangepast kunnen worden.
Maak het programma met spreektijden, gespreksrondes en pauzes minimaal 2 weken vooraf. Wijs ook tijdig gespreksbegeleiders en notulisten aan; zonder vaste rolverdeling blijven vragen en besluiten gemakkelijk liggen.
Test beamer, projectiescherm, laptop, geluidsset en draadloze microfoons uiterlijk 1 uur voor aanvang op de locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Richt registratie en zaal minstens 45 minuten vooraf in. Leg naamlabels, aanwezigheidslijst, klemborden en pennen bij de entree en controleer daarna stoelen, tafels, bewegwijzering, hand-outs en de route naar koffie en water.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een consultatiebijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 weken vooraf met doelgroep, datum, locatie en uitnodiging. Plan de definitieve deelnemerslijst, catering en materialen in de laatste 10 dagen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een consultatiebijeenkomst?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst. Stuur 2 tot 3 dagen vooraf een praktische herinnering met tijd, route en programma.
Hoeveel tijd heb je nodig om een consultatiebijeenkomst op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, techniek en bewegwijzering. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige technische test en een controle van de entree.
Wat moet ik regelen voor deelnemers aan een consultatiebijeenkomst?: Regel uiterlijk 10 dagen vooraf dieetwensen, toegankelijkheid en vooraf ingestuurde vragen. Leg op de dag zelf naamlabels, aanwezigheidslijst, hand-outs, notitieblokken, pennen, koffie en water klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.