Réunion de consultation : la checklist pour ne rien oublier

Une réunion de consultation réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsque les participants doivent pouvoir poser leurs questions et contribuer aux échanges. Commence par définir le public, la date et le lieu, puis organise les inscriptions et les besoins particuliers. Les dernières semaines servent à verrouiller le programme, les intervenants, les documents, la technique et la restauration. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation de la salle et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et la liste d’adresses
2 personnes
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver la salle
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la réunion en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions à l’avance
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Rassembler les présentations et les documents
2 personnes
Désigner les animateurs de discussion
2 personnes
Désigner les preneurs de notes
2 personnes
Commander le catering
Réserver la technique
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer les handouts
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier l’espace et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table de présentation
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer de l’eau et du jus
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter le programme
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Animer les tables de discussion
6 personnes
Consigner les procès-verbaux et les réactions
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
Servir le dîner
3 personnes
Traiter les dernières questions
2 personnes
Expliquer les prochaines étapes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Archiver la liste de présence
Rédiger le compte-rendu et les retours
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les documents de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Système de sonorisation
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Casseroles à soupeqté 2
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Thermosqté 4

Inscription

Présentoirs pour cartes nominativesqté 70
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 70
Urnesqté 6
Chevaletsqté 6
Supports pour paperboardqté 6
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 12
Étiquettes nominativesqté 80

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévois un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les réponses, identifier les besoins alimentaires et recueillir les questions à l’avance.
Ne garde pas le programme pour la dernière semaine : fixe les temps de présentation, de discussion et de conclusion environ 10 jours avant la réunion. Désigne aussi les animateurs et les personnes chargées de prendre les notes.
Teste la technique sur place au moins 24 heures avant le début. Vérifie le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le son, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises, plutôt que de découvrir un problème à l’arrivée.
Prépare l’accueil séparément du reste de la salle : table d’inscription, liste de présence, badges, stylos et signalétique doivent être regroupés et installés au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.
Confirme la restauration et l’accessibilité quelques jours avant l’événement. Vérifie l’entrée, la circulation dans la salle, les places assises et la quantité de vaisselle nécessaire pour le café, l’eau et le repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de consultation ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, avec le formulaire d’inscription et les informations pratiques. Une relance 7 jours avant permet de limiter les absences et de finaliser les quantités de restauration.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une réunion de consultation ?: Prévois environ 4 semaines pour une réunion simple et 6 semaines si plusieurs intervenants, une restauration ou une installation technique sont nécessaires. Les réservations de salle et de matériel doivent être faites en premier.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Prépare la liste de présence, les badges nominatifs, des stylos, des blocs-notes et une signalétique visible dès l’entrée. Installe la table d’inscription au moins 30 minutes avant le début et garde une copie de la liste sur place.
Comment vérifier l’accessibilité d’une réunion de consultation ?: Contrôle l’accès à l’entrée, le chemin jusqu’à la salle, la disposition des chaises et les équipements nécessaires au moins une semaine avant. Demande les besoins spécifiques dans le formulaire d’inscription afin de pouvoir les traiter avant le jour J.

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