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Beratungstreffen organisieren: die komplette Checkliste

Ein Beratungstreffen steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die richtigen Personen müssen rechtzeitig eingeladen, Fragen vorher gesammelt und Zuständigkeiten klar verteilt sein. Plane Raum, Technik und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe alles mindestens eine Woche vorher. Besonders oft fehlen Namensschilder, gedruckte Unterlagen oder eine getestete Präsentation. Die Checkliste führt dich von der ersten Gästeliste bis zum Aufbau von Tischen, Stühlen und Registrierung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Zielgruppe und Adressliste festlegen

    2 Personen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Raum reservieren

  • Einladungstext erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Zusammenkunft online ankündigen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen im Voraus sammeln

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Präsentationen und Dokumente sammeln

    2 Personen

  • Gesprächsmoderatoren benennen

    2 Personen

  • Protokollführer bestimmen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Raum und Eingang prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstisch aufstellen

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentation und Video testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Wasser und Saft bereitstellen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    6 Personen

  • Protokolle und Rückmeldungen festhalten

    6 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Letzte Fragen klären

    2 Personen

  • Nächste Schritte erläutern

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Technik ausschalten und verpacken

    2 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Protokolle und Rückmeldungen ausarbeiten

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Folgedokumente teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Soundanlage
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • ServiertablettsAnz. 6
  • SuppentöpfeAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4

Registrierung

  • NamenskartenständerAnz. 70
  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 70
  • StimmzettelboxenAnz. 6
  • FlipchartsAnz. 6
  • Flipchart-StänderAnz. 6
  • Whiteboard-MarkerAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 80

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülwanneAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Zielgruppe und Adressliste mindestens drei Wochen vor dem Termin fest. So bleibt genug Zeit, Einladungen zu verschicken, Rückmeldungen zu bearbeiten und fehlende Kontaktdaten nachzufassen.
  • Setze für Anmeldungen eine klare Frist, etwa sieben Tage vor dem Treffen. Frage dabei auch Ernährungswünsche und Themenfragen ab, damit Programm, Catering und Handouts zur tatsächlichen Gruppe passen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone und Soundanlage spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Packe außerdem Verlängerungskabel und Präsentationsklicker ein, statt ihre Verfügbarkeit vor Ort vorauszusetzen.
  • Plane die Registrierung mit Anwesenheitsliste, Namensschildern, Klemmbrettern, Kugelschreibern und Notizblöcken. Lege diese Materialien mindestens 30 Minuten vor Beginn am Registrierungstisch bereit.
  • Bestätige Moderation, Protokoll und Zeitplan spätestens fünf Tage vorher. Drucke Handouts und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungsmorgen, sondern kontrolliere sie am Vortag auf Vollständigkeit und Lesbarkeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Beratungstreffen einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist etwa sieben Tage vorher, damit du Raum, Catering, Sitzplätze und Unterlagen passend planen kannst.
Wann sollte die Technik für ein Beratungstreffen getestet werden?
Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone und Soundanlage spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 45 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einem Beratungstreffen?
Plane für jede bestätigte Anmeldung einen Sitzplatz und zusätzlich zwei bis drei Reserveplätze ein. Stelle Tische und Stühle spätestens 30 Minuten vor Beginn auf, damit die Raumaufteilung noch angepasst werden kann.
Wann müssen Handouts und Namensschilder fertig sein?
Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste und Handouts spätestens am Vortag vor. Lege pro angemeldeter Person ein Namensschild und einen vollständigen Unterlagensatz bereit, plus zwei bis drei Exemplare Reserve.

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