Checklist para organizar una reunión de consulta

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza entre 4 y 6 semanas antes: fija la fecha y el lugar, reserva el espacio y define el público antes de redactar la invitación. Así sabrás a quién convocar y qué capacidad necesitas.
• Cierra las inscripciones al menos 5 días antes de la reunión. Usa ese plazo para confirmar preferencias dietéticas, preparar la lista de asistencia, las etiquetas con nombres y la cantidad de catering.
• Pide las preguntas con antelación y reúne las presentaciones y documentos como mínimo 3 días antes. Con ese material puedes ordenar el programa, asignar moderadores y preparar los handouts.
• Haz una prueba técnica entre 24 y 48 horas antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos inalámbricos, sonido, cables alargadores, regletas y clic de presentación. Lleva también una copia local de los archivos.
• Llega entre 60 y 90 minutos antes para comprobar la entrada y la accesibilidad, colocar la mesa de registro, mesas y sillas, y preparar señalización, materiales y bebidas. Deja listos portapapeles, bolígrafos, blocs de notas y pizarras de hojas antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de consulta?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio y enviar la convocatoria. Deja cerradas las inscripciones unos 5 días antes y confirma la logística final entre 24 y 48 horas antes.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una reunión de consulta?

Envíalas cuando tengas confirmados la fecha, el lugar, el objetivo y el formulario de inscripción, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con el horario y la información de acceso.

¿Qué hay que preparar para la parte técnica?

Comprueba entre 24 y 48 horas antes el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos inalámbricos, el equipo de sonido, los cables alargadores, las regletas y el clic de presentación. Lleva los documentos también en el portátil y en una copia de respaldo.

¿Cuándo preparar el catering y las preferencias dietéticas?

Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido al menos 5 días antes. Prepara tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras de café, jarras de agua, bandejas y utensilios antes de abrir el registro.

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