Wat heb je nodig voor een congres?

Een congres vraagt om meer dan stoelen en een projector. Je regelt ook een aparte registratieplek, werkende presentatietechniek, naamkaartjes, deelnemersmappen en servies voor koffie, water en catering. Gebruik het aantal deelnemers als basis en tel bij kwetsbare of gedeelde spullen een kleine reserve op. Controleer uiterlijk een week vooraf wat de locatie al heeft en wat je nog moet huren, kopen of meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Broodmandenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 130
Congresmappenaantal 120
Programmaflyersaantal 130
Naambordjes sprekersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cacaopoeder - 2 pakken
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Lactosevrije melk - 3 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Bruisend druivensap - 6 flessen
- Bier - 80 flesjes
- Alcoholvrij bier - 30 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 100 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte broodjes - 100 stuks
- Meergranen broodjes - 80 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 4 potten
- Honing - 3 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Kaasplakken - 4 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 20 stuks
- Wortels - 4 kilo
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Sinaasappels - 60 stuks
- Mueslirepen - 150 stuks
- Mini muffins - 150 stuks
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute nootjes - 6 zakken
- Olijven - 4 potten
- Zongedroogde tomaten - 3 potten
- Hartige crackers - 8 pakken
- Basmati rijst - 8 kilo
- Penne - 8 kilo
- Tomatensaus - 12 potten
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kikkererwten - 12 blikken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Currypasta - 4 potten
- Kipfilet - 10 kilo
- Tofu - 5 kilo
- Gemengde wokgroenten - 15 kilo
- Aardappelen - 12 kilo
- Groene salade - 10 kilo
- Komkommersalade - 8 kilo
- Feta - 3 kilo
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Pesto - 3 potten
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Knoflooksaus - 3 flessen
- Chilisaus - 3 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Basilicum - 10 bosjes
- Peterselie - 10 bosjes
- Bakspray - 2 bussen
- Dessertbekers - 150 stuks
- Yoghurt - 12 kilo
- Granola - 5 kilo
- Vers fruit voor dessert - 8 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 2 dozen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Desinfecterende handgel - 8 flessen

Tips

Richt de registratie in met minimaal twee registratietafels bij meer dan 50 deelnemers. Leg naamkaartjes, deelnemerslijsten en programma’s klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Plan per presentatieruimte een projector, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabel en passende HDMI-adapters. Neem minstens één reserveadapter en twee USB-sticks mee voor presentaties.
Reken voor koffie op één kopje per pauzemoment per deelnemer en zet per 10 deelnemers ongeveer één waterglas klaar. Gebruik extra servies als er meerdere pauzes of een diner zijn.
Voorzie per spreker een aparte map met programma, route en contactgegevens. Verzamel presentaties uiterlijk 48 uur vooraf en test alle bestanden op de presentatielaptop.
Controleer de stroomvoorziening vóór het opbouwen: leg per technische tafel minimaal één stekkerdoos en één verlengkabel klaar. Test microfoons, luidsprekers en audiomixer vóór de zaal opengaat, niet pas bij de eerste lezing.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een congres?: Voor een congres heb je onder meer registratie- en congrestafels, stoelen, naamkaartjes, deelnemersmappen, een projector, scherm, presentatielaptop, HDMI-kabels en adapters nodig. Voor catering horen daar koffie- en waterservies, serveerschalen, serveertangen en eventueel diner- en dessertborden bij.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een congres?: Reken één stoel per aangemelde deelnemer en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 100 deelnemers zet je dus 105 tot 110 stoelen klaar, tenzij de zaalindeling met vaste rijen geen reserve toelaat.
Hoeveel waterglazen en koffiekopjes heb ik nodig?: Voor water zet je minimaal één glas per deelnemer klaar en voor koffie één kopje per deelnemer per pauzeronde. Bij 100 deelnemers zijn dat minstens 100 waterglazen en 100 koffiekopjes per ronde; plan extra servies als afwassen tussendoor niet kan.
Wanneer moet ik congresbenodigdheden regelen?: Reserveer locatie, meubilair en technische apparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Controleer de volledige boodschappenlijst uiterlijk 1 week voor het congres en test presentaties en techniek minstens 24 uur van tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.