Kongress-Einkaufsliste für eine reibungslose Veranstaltung
Bei einem Kongress brauchen Sie mehr als Stühle und einen Projektor. Registrierung, Vorträge, Pausen und Catering hängen an vielen kleinen Dingen, die oft erst am Veranstaltungstag auffallen. Planen Sie Getränke, Geschirr und Technik anhand der Teilnehmerzahl und prüfen Sie alles spätestens am Vortag. Besonders Adapter, Namensschilder, USB-Sticks und Ersatzkabel werden häufig zu spät besorgt. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, die Ausstattung für den Kongress vollständig zusammenzustellen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- OfenhandschuheAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 130
- TagungsmappenAnz. 120
- ProgrammflyerAnz. 130
- Namensschilder für SprecherAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Laktosefreie Milch - 3 Liter
- Zitronen - 20 Stück
- Stilles Mineralwasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Sprudelnder Traubensaft - 6 Flaschen
- Bier - 80 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 30 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 100 Stück
- Vollkornbrot - 12 Brote
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Mehrkornbrötchen - 80 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Erdbeermarmelade - 4 Gläser
- Honig - 3 Gläser
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Käsescheiben - 4 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Putenfilet - 2 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 20 Stück
- Karotten - 4 Kilo
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Orangen - 60 Stück
- Müsliriegel - 150 Stück
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Butterkekse - 8 Packungen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzige Nüsschen - 6 Beutel
- Oliven - 4 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 3 Gläser
- Herzhafte Cracker - 8 Packungen
- Basmati-Reis - 8 Kilo
- Penne - 8 Kilo
- Tomatensauce - 12 Gläser
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Currypaste - 4 Gläser
- Hähnchenbrustfilet - 10 Kilo
- Tofu - 5 Kilo
- Gemischtes Wokgemüse - 15 kilo
- Kartoffeln - 12 kilo
- Grüner Salat - 10 Kilo
- Gurkensalat - 8 Kilo
- Feta - 3 Kilo
- Parmesan - 2 Kilo
- Pesto - 3 Gläser
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Chilisauce - 3 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Basilikum - 10 Bund
- Petersilie - 10 Bund
- Backspray - 2 Dosen
- Dessertbecher - 150 Stück
- Joghurt - 12 Kilo
- Granola - 5 kilo
- Frisches Obst als Dessert - 8 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 2 Kartons
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Desinfektionshandgel - 8 Flaschen
Tipps
- Rechnen Sie pro Teilnehmer mit 1 bis 1,5 Litern Wasser für einen halben Kongresstag. Stellen Sie zusätzlich Kaffee ein und kühlen Sie die Getränke spätestens am Vorabend.
- Planen Sie für die Registrierung einen Tisch, Stifte und ein Namensschild für jede angemeldete Person plus 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Die Teilnehmerliste und gedruckten Schilder sollten am Vortag geprüft werden.
- Nehmen Sie für jede Präsentationsquelle das passende HDMI-Kabel und mindestens einen HDMI-Adapter mit. Ein Ersatzkabel und ein USB-Stick mit den gesammelten Präsentationen verhindern Verzögerungen beim Technikcheck.
- Kalkulieren Sie Geschirr nicht nur für das Mittagessen: Für jede Person brauchen Sie je nach Ablauf zusätzlich eine Kaffeetasse und ein Wasserglas. Bei einem Empfang mit Wein kommen pro Person mindestens ein Weinglas und 10 Prozent Reserve hinzu.
- Stellen Sie Teilnehmer- und Sprechermappen spätestens am Vorabend zusammen. Legen Sie Programm, Wegbeschreibung und Präsentationsunterlagen getrennt bereit, damit an der Registrierung nichts gesucht werden muss.
Häufige Fragen
- Wie viel Wasser brauche ich für einen Kongress?
- Rechnen Sie für einen halben Kongresstag mit 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Person. Bei einem ganzen Tag sollten Sie etwa 2 Liter pro Teilnehmer einplanen, zuzüglich Kaffee und weiterer Getränke.
- Wie viele Namensschilder brauche ich für einen Kongress?
- Drucken Sie für jede angemeldete Person ein Namensschild und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Teilnehmern sind damit 105 bis 110 Schilder sinnvoll.
- Wann sollte ich die Kongresstechnik testen?
- Testen Sie Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Planen Sie am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für einen kurzen Funktionstest im Saal ein.
- Wie viele HDMI-Adapter und Ersatzkabel brauche ich?
- Halten Sie mindestens einen passenden Adapter pro Präsentationslaptop bereit, plus zwei Ersatzadapter für den gesamten Kongress. Ein zusätzliches HDMI-Kabel und ein USB-Stick mit allen Präsentationen sollten ebenfalls vor Ort sein.
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