Qué necesitas comprar para organizar un congreso
Para un congreso necesitas más que una sala y un programa: la recepción, las ponencias y las pausas dependen de material específico. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo audiovisual, la vajilla y los elementos de café que debes comprar o llevar. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade margen para sustituciones y asistentes de última hora. Revisa especialmente cables, adaptadores, micrófonos y materiales impresos antes de salir hacia la sede.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa de oradores
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Memorias USBcant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Guantes de hornocant. 4
- Cestas de pancant. 8
Decoración
- Mantelescant. 12
- Fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Bolígrafoscant. 130
- Carpetas para congresocant. 120
- Folletos del programacant. 130
- Carteles con nombres de los ponentescant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche sin lactosa - 3 litros
- Limones - 20 unidades
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ginger beer - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Zumo de uva con gas - 6 botellas
- Cerveza - 80 botellas
- Cerveza sin alcohol - 30 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini bollos de chocolate - 100 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Bollos multicereales - 80 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Miel - 3 tarros
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Lonchas de queso - 4 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 20 unidades
- Zanahorias - 4 kilo
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Naranjas - 60 piezas
- Barritas de muesli - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Tomates secos - 3 tarros
- Crackers salados - 8 paquetes
- Arroz basmati - 8 kilos
- Penne - 8 kilo
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Garbanzos - 12 latas
- Leche de coco - 8 latas
- Pasta de curry - 4 tarros
- Pechuga de pollo - 10 kilo
- Tofu - 5 kilos
- Verduras wok mixtas - 15 kilo
- Patatas - 12 kilo
- Ensalada verde - 10 kilo
- Ensalada de pepino - 8 kilo
- Feta - 3 kilos
- Queso parmesano - 2 kilos
- Pesto - 3 tarros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 3 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Salsa de chile - 3 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Albahaca - 10 manojos
- Perejil - 10 ramos
- Spray desmoldante - 2 botes
- Vasos para postre - 150 unidades
- Yogur - 12 kilo
- Granola - 5 kilo
- Fruta fresca para postre - 8 kilo
- Servilletas - 500 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Filtros de café - 3 paquetes
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 2 cajas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Gel desinfectante para manos - 8 botellas
Consejos
- Calcula las sillas, vasos, tazas y cubiertos para el número confirmado de participantes y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. En un congreso con 100 asistentes, prepara al menos 105 unidades de cada elemento de uso individual.
- Para la recepción, reserva mesas de registro, tarjetas o etiquetas con nombres y suficientes carpetas de participantes. Imprime las acreditaciones al menos un día antes y lleva algunas etiquetas en blanco para cambios de última hora.
- Comprueba el equipo técnico con la presentación real, no solo encendiéndolo. Lleva como mínimo un portátil de presentación, cables HDMI, adaptadores compatibles, regletas y alargadores; los adaptadores son uno de los elementos que más se olvidan.
- Calcula el café y el agua para toda la jornada, no solo para la bienvenida. Prepara termos o máquinas de café, tazas, vasos de agua y bandejas de servicio antes de que lleguen los asistentes; enfría las bebidas con varias horas de antelación.
- Separa en cajas el material de ponentes, el de registro y el audiovisual. Comprueba cada caja con la lista de compra el día anterior y lleva las presentaciones también en memorias USB, además de tenerlas en el portátil.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso?
- Prepara una silla por participante, ponente y miembro del equipo que vaya a permanecer en la sala. Añade un margen del 5 % al 10 %; para 100 asistentes, reserva entre 105 y 110 sillas.
- ¿Cuánto café y agua comprar para un congreso?
- Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Para una jornada de 4 horas y 100 personas, prevé aproximadamente entre 500 y 700 servicios, repartidos entre café, té y agua.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para las ponencias?
- Necesitas un proyector, pantalla, portátil de presentación, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con las presentaciones definitivas.
- ¿Cuándo debo preparar las carpetas y etiquetas del congreso?
- Prepara las carpetas de participantes y ponentes al menos un día antes. Imprime las etiquetas cuando la lista de inscritos esté cerrada y lleva entre 5 y 10 etiquetas en blanco para modificaciones durante el registro.
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