Liste de courses pour organiser un congrès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez au minimum un verre à eau par participant et ajoutez-en 10 % pour les remplacements et les intervenants. Pour une journée complète, comptez aussi plusieurs tasses par personne si le café est servi à chaque pause.
• Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez au moins deux adaptateurs compatibles et deux clés USB contenant les présentations.
• Pour le son, vérifiez le nombre de microphones sans fil et de pieds de micro selon les intervenants et les sessions parallèles. Faites un essai complet avec les haut-parleurs et le mixeur audio avant l’arrivée du public.
• Organisez le transfert du matériel sur le site la veille lorsque c’est possible, surtout pour les tables, les chaises et les équipements techniques. Réservez également un espace séparé pour les portants à vêtements et les dossiers des participants.
• Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et préparez les machines à café, bouilloires et thermos avant la première pause. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant le congrès afin d’adapter le catering et la vaisselle.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un congrès d’une journée ?

Prévoyez les boissons, la vaisselle, le matériel de présentation, les câbles, les fournitures d’accueil et les éléments nécessaires au repas. Pour les quantités, partez du nombre d’inscrits et ajoutez environ 10 % de marge pour les verres, tasses et assiettes.

Combien de verres prévoir par participant pour un congrès ?

Comptez au moins un verre à eau par personne pour l’accueil et les sessions, avec 10 % supplémentaire. Si du vin est servi au repas, prévoyez aussi un verre à vin par participant, plus une marge équivalente.

Quand préparer le matériel technique d’un congrès ?

Rassemblez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles et les adaptateurs au moins 48 heures avant. Faites le test des présentations et du son la veille, puis conservez une copie des fichiers sur deux clés USB.

Quand acheter les boissons et la vaisselle pour un congrès ?

Achetez la vaisselle et les fournitures non périssables au moins une semaine avant. Les boissons peuvent être achetées deux à trois jours avant, puis refroidies le jour précédent pour être prêtes à l’accueil.