Conferentie organiseren: checklist van planning tot registratie

Een conferentie organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, programma, locatie en sprekers vast; daarna volgen aanmeldingen, catering, techniek en printwerk. In de laatste week draait alles om definitieve deelnemersinformatie, presentaties, badges en parkeerinstructies. Op de dag zelf moeten registratie, zaalopstelling, microfoons, projectie en catering gelijktijdig klaarstaan. Deze checklist helpt je niets te vergeten, van de eerste reservering tot de laatste controle voor de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma en badges opmaken
2 personen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Printwerk laten maken
Sprekersinformatie versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Badges alfabetisch sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentaties verzamelen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Sprekerslessenaars plaatsen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Hapjes schikken
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties bedienen
Microfoons beheren
Vragenronde begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Bezoekersinformatie beantwoorden
2 personen
Programmatijden bewaken
Sprekers begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunten opruimen
2 personen
Cateringtafels reinigen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Microfoons en kabels inpakken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Badges en registratie archiveren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Sprekerslessenaarsaantal 2
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepeltjesaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 12

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Badgekoordjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Tafelkleedjesaantal 20
Podiumbord
Routebordenaantal 8
Plantenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 6
LED-lampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 10
dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op en test ze op de laptop die tijdens de conferentie wordt gebruikt. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, de projector en de presentatieklikker.
Maak de definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 werkdagen voor de conferentie. Sorteer de badges alfabetisch en leg dieetwensen apart vast voor de catering en registratie.
Plan de registratie minstens 45 minuten voor de eerste sessie. Zet de registratietafel bij de ingang, met badges op alfabet en duidelijke informatie over zalen en programma.
Stuur parkeerinformatie en sprekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld waar sprekers zich melden, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en welke apparatuur beschikbaar is.
Zet de zaalopstelling de avond ervoor uit als de locatie dat toelaat. Controleer stoelen, tafels, podiumtafel, sprekerslessenaars, microfoonstatieven en alle verlengkabels voordat de eerste spreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een conferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers en techniek uiterlijk 6 tot 8 weken voor de conferentie, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een conferentie?: Verstuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 5 werkdagen voor de conferentie. Houd daarna nog 2 tot 3 werkdagen over voor badges, catering en de definitieve deelnemerslijst.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een conferentie?: Plan minimaal 2 uur voor zaalopstelling, registratie, techniek en catering bij een kleine conferentie. Reserveer 3 tot 4 uur als je meerdere zalen, draadloze microfoons en presentaties van verschillende sprekers gebruikt.
Wanneer moet ik de catering voor een conferentie bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en geef dieetwensen door zodra de aanmeldingen binnenkomen. Bevestig aantallen en speciale maaltijden nogmaals 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.