Checklist pour organiser une conférence

Une conférence se prépare par étapes, car les inscriptions, les intervenants, la technique et le catering dépendent les uns des autres. Commence par fixer la date, le programme et les salles, puis confirme les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, rassemble les présentations, finalise les badges et vérifie les besoins alimentaires. Cette checklist t’aide à suivre les 73 tâches et les 56 éléments nécessaires, jusqu’à l’installation de la salle le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Confirmer les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Mettre en page le programme et les badges
2 personnes
Commander le catering
Réserver la technique
Faire réaliser les impressions
Envoyer les informations sur les intervenants
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Trier les badges par ordre alphabétique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer les pupitres de conférence
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager les points café
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
Gérer les micros
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Répondre aux informations des visiteurs
2 personnes
Veiller aux horaires du programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les points café
2 personnes
Nettoyer les tables de catering
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser les présentations
Emballer les microphones et les câbles
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les badges et l’inscription
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 18
Tables de bièreqté 6
Pupitres de conférenceqté 2
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Petites cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanières de badgeqté 120
Brochures du programmeqté 120
Nappesqté 20
Pancarte de scène
Panneaux de directionqté 8
Plantesqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 6
Lampes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 10
plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les salles avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, le programme et les inscriptions.
Demande les présentations des intervenants au plus tard 7 jours avant la conférence. Rassemble-les sur un même ordinateur et teste chaque fichier avec le projecteur et les câbles HDMI.
Clôture la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement pour imprimer les badges, les trier par ordre alphabétique et transmettre au traiteur le nombre définitif de repas.
Recueille les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifie-les une dernière fois avec le traiteur 5 à 7 jours avant. Prévois aussi les carafes, les verres, les tasses et les assiettes adaptées au service.
Réserve la technique au moins 2 semaines à l’avance et teste microphones, haut-parleurs, table de mixage, rallonges, multiprises et adaptateurs HDMI pendant l’installation, idéalement 2 heures avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants, des inscriptions et du catering. Avec moins de 4 semaines, il faut déjà disposer du lieu, du programme et d’une partie des prestataires.
Quand envoyer les invitations à une conférence ?: Envoie les invitations 6 à 8 semaines avant la date, dès que le lieu, le programme provisoire et le formulaire d’inscription sont prêts. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours plus tard.
Quand finaliser la liste des participants ?: Finalise-la 3 à 5 jours avant la conférence afin d’imprimer les badges et de confirmer le nombre de repas. Garde ensuite une courte liste de modifications pour les inscriptions de dernière minute à l’accueil.
Que faut-il tester avant une conférence ?: Teste au moins 2 heures avant l’arrivée du public le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs. Vérifie également les présentations dans l’ordre du programme et garde des batteries externes disponibles.

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