Checklist para organizar una conferencia sin olvidos

Organizar una conferencia exige coordinar programa, ponentes, asistentes, salas, catering y equipos técnicos en un orden concreto. Este plan reúne 73 tareas y 56 elementos para llevar el control desde la reserva del recinto hasta la preparación de la mesa de registro. Empieza cerrando la fecha y el programa, y deja para el final la lista definitiva de participantes, las acreditaciones y el montaje de la sala. Así reduces cambios de última hora y llegas al día del evento con cada responsable y material confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Confirmar ponentes
2 personas
Solicitar presentaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Preparar el programa y las acreditaciones
2 personas
Pedir el catering
Reservar técnica
Encargar material impreso
Enviar información de los ponentes
Crear la lista final de participantes
2 personas
Ordenar las acreditaciones alfabéticamente
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar la mesa de registro
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Colocar la mesa del escenario
2 personas
Colocar los atriles para ponentes
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colocar los programas
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar puntos de café
3 personas
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
Disponer los aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Anunciar a los ponentes
Gestionar las presentaciones
Gestionar micrófonos
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir la pausa para el café
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Responder a la información para visitantes
2 personas
Controlar los horarios del programa
Coordinar a los ponentes
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger los puntos de café
2 personas
Limpiar las mesas de catering
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Asegurar las presentaciones
Empacar micrófonos y cables
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar las salas
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar las acreditaciones y el registro
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 18
Mesas de cervezacant. 6
Atriles para ponentescant. 2
Mesa del escenario
Mesa de registrocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 12

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Pulsadores de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Cordones para acreditacionescant. 120
Folletos del programacant. 120
Manteles individualescant. 20
Cartel del escenario
Señales de rutacant. 8
Plantascant. 8
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 10
bandejascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar invitaciones. Si cambia una sesión después de publicar el formulario de inscripción, tendrás que actualizar también los horarios, las acreditaciones y la información de los ponentes.
Pide las presentaciones con varios días de margen y recopílalas en una única carpeta. Comprueba antes de abrir las puertas que el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores y los pulsadores funcionan juntos.
No esperes a tener la lista final para encargar las acreditaciones. Reserva tiempo para ordenarlas alfabéticamente y prepara una mesa de registro con espacio suficiente para encontrar cada nombre sin formar colas.
Cierra las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y calcula las cantidades con la inscripción más reciente. Confirma también las jarras, tazas, vasos, platos y cubiertos necesarios para cada servicio.
Haz el montaje de la sala siguiendo un plano: mesas, sillas, mesa del escenario, atriles y mesa de registro. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y alargadores antes de que llegue el primer ponente, no durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?: Empieza a cerrar fecha, recinto y programa al menos 8 semanas antes. Deja varias semanas para confirmar ponentes, abrir inscripciones, pedir presentaciones y contratar catering y técnica.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones de una conferencia?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén abierto el formulario de inscripción durante un plazo definido y fija una fecha de cierre para preparar catering y acreditaciones.
¿Cuándo se prepara la lista definitiva de participantes?: Ciérrala entre 2 y 3 días antes de la conferencia, después de revisar altas, bajas y preferencias dietéticas. Con esa versión puedes ordenar las acreditaciones y comunicar al catering el número final.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una conferencia?: El día anterior comprueba las presentaciones, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, los cables y las baterías externas. También deja preparadas la distribución de la sala, la mesa de registro, las acreditaciones y las bebidas frías.

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