Konferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Konferenz braucht mehr als einen reservierten Raum und ein gutes Programm. Du musst Referenten, Anmeldungen, Technik, Catering und die Abläufe vor Ort rechtzeitig zusammenbringen. Plane die wichtigsten Buchungen mehrere Wochen vorher und schließe Teilnehmerliste, Präsentationen und Namensbadges spätestens am Vortag ab. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zum vorbereiteten Registrierungstisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Referenten bestätigen
2 Personen
Präsentationen anfordern
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Programm und Badges gestalten
2 Personen
Catering bestellen
Technik reservieren
Drucksachen anfertigen lassen
Referenteninformationen versenden
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Badges alphabetisch sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
Rednerpulte aufstellen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Snacks anrichten
3 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Redner ankündigen
Präsentationen betreuen
Mikrofone verwalten
Fragerunde moderieren
2 Personen
Kaffeepause servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Programmzeiten überwachen
Redner betreuen
2 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkte aufräumen
2 Personen
Cateringtische reinigen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Präsentationen sichern
Mikrofone und Kabel einpacken
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Badges und Registrierung archivieren
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 18
BiertischeAnz. 6
RednerpulteAnz. 2
Podiumstisch
RegistrierungstischAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
Badge-KordelnAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
TischdeckenAnz. 20
Bühnenplakat
WegweiserAnz. 8
PflanzenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 10
TablettsAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Räume zuerst fest. Bestätige Referenten möglichst 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz und fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an.
Veröffentliche das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke Parkinformationen und weitere Anreisehinweise mindestens 3 Tage vor Beginn.
Reserviere Projektor, Leinwand, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und passende HDMI-Adapter nicht erst am Veranstaltungstag. Teste jede Präsentation und die Tonanlage am Vortag.
Erstelle die endgültige Teilnehmerliste spätestens am Vorabend und sortiere die Badges alphabetisch. So bleibt die Registrierung auch bei vielen Anmeldungen übersichtlich.
Plane den Aufbau mit festen Reihenfolgen: zuerst Raumaufteilung, Tische und Stühle, danach Podiumstisch, Rednerpulte und Registrierungstisch. Stelle Getränke kalt und lege Geschirr sowie Karaffen vor Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Konferenz planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Referenten, Technik und Catering solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Konferenz verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Catering und Badges finalisieren kannst.
Wie viele Getränke braucht man für eine Konferenz?: Rechne pro Person mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser für einen halben Konferenztag und zusätzlich mit 2 bis 3 Kaffeeportionen. Für einen ganzen Tag brauchst du meist 1 bis 1,5 Liter Wasser pro Person, abhängig von Raumtemperatur und Catering.
Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?: Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und sammle die endgültigen Dateien am Vortag. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindungen, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.

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