Wat heb je nodig voor een conferentie?

Voor een conferentie heb je meer nodig dan stoelen en koffie. Je regelt ook een werkende presentatieopstelling, badges bij de registratietafel, water voor sprekers en voldoende servies voor catering en pauzes. Gebruik de boodschappenlijst als controle voordat deelnemers binnenkomen. Stem aantallen af op het definitieve deelnemersaantal en tel sprekers, technici en cateringmedewerkers mee als zij mee-eten of drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Sprekerslessenaarsaantal 2
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepeltjesaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 12

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Badgekoordjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Tafelkleedjesaantal 20
Podiumbord
Routebordenaantal 8
Plantenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 6
LED-lampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 10
dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kg
- Cafeïnevrije koffie - 500 g
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Earl Grey thee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kg
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Sojamelk - 4 liter
- Citroenen - 3 kg
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- IJsthee - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flessen
- Bier - 72 flessen
- Toast - 12 pakken
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 120 stuks
- Volkoren broodjes - 60 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Roomboter - 2 kg
- Hummus - 3 kg
- Roomkaas - 2 kg
- Jonge kaas - 4 kg
- Brie - 2 kg
- Gerookte kipfilet - 3 kg
- Gerookte zalm - 2 kg
- Vegetarische spread - 2 kg
- Komkommers - 3 kg
- Tomaten - 4 kg
- Paprika's - 3 kg
- Rucola - 1 kg
- Gemengde sla - 3 kg
- Wortels - 3 kg
- Rode ui - 1 kg
- Druiven - 5 kg
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Sinaasappels - 60 stuks
- Mueslirepen - 120 stuks
- Havermoutkoekjes - 120 stuks
- Roomboterkoekjes - 120 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gezouten noten - 3 kg
- Olijven - 2 kg
- Zongedroogde tomaten - 1 kg
- Druivenpitolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Pesto - 1 kg
- Zout - 500 g
- Zwarte peper - 250 g
- Italiaanse kruiden - 250 g
- Paprikapoeder - 250 g
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 liter
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 1 liter
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 8 flessen

Tips

Reken voor koffie en thee op minimaal 2 kopjes per deelnemer bij een ochtendprogramma en zet per koffiepauze extra koffiekopjes, koffielepeltjes en schenkkanen klaar. Vergeet een aparte voorraad voor sprekers en organisatie niet.
Voorzie elke spreker van een waterglas en zet minstens 1 schenkkan per tafel of presentatieruimte klaar. Vul de kannen vlak voor de start en opnieuw tijdens langere sessies.
Test de presentatieketen uiterlijk 60 minuten voor ontvangst: projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel en de juiste HDMI-adapter. Leg minimaal 1 reservekabel en 1 reserveadapter bij de techniek.
Plan per microfoon minstens 1 microfoonstandaard of controleer vooraf welke draadloze microfoons zelfstandig worden gebruikt. Test alle microfoons, luidsprekers en het mengpaneel met de eerste spreker voordat de zaal opengaat.
Zet bij de registratietafel alfabetisch gesorteerde badges, het programma en een werkende laptop klaar. Leg verlengkabels en stekkerdozen niet los over looproutes; controleer minstens 30 minuten voor aanvang waar stroom nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een conferentie?: Neem voor iedere aangemelde deelnemer 1 stoel en tel de sprekers, dagvoorzitter en eventuele medewerkers mee. Bestel of zet 5 tot 10 procent extra stoelen klaar, zodat late aanmeldingen of beschadigde stoelen geen probleem vormen.
Hoeveel glazen en koffiekopjes heb ik nodig voor een conferentie?: Reken per deelnemer op minimaal 2 koffiekopjes voor een ochtendprogramma en 1 waterglas voor de hele dag. Voor een borrel of diner heb je daarnaast per persoon minstens 1 wijnglas en extra servies nodig voor elke afzonderlijke eetronde.
Welke techniek moet ik meenemen naar een conferentie?: Zorg minimaal voor een projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, HDMI-adapters en presentatieklikker. Test dit uiterlijk 60 minuten vooraf; neem voor de belangrijkste verbinding minstens 1 reservekabel en reserveadapter mee.
Wanneer moet ik de conferentiebadges klaarleggen?: Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 1 werkdag voor de conferentie en sorteer de badges daarna alfabetisch. Leg ze minstens 30 minuten voor de ontvangst op de registratietafel, samen met het programma en de laptop voor registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.