Lista de compras para organizar una conferencia
Una conferencia necesita más que una sala y un programa: hay que preparar el registro, las presentaciones, el servicio de café y toda la parte técnica. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, los equipos y los consumibles que tendrás que comprar, alquilar o llevar. Calcula las cantidades según el número final de participantes y añade un margen para reposiciones. La mesa de registro y la prueba audiovisual suelen quedarse para el último momento, así que conviene cerrarlas al menos 48 horas antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 18
- Mesas de cervezacant. 6
- Atriles para ponentescant. 2
- Mesa del escenario
- Mesa de registrocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Jarrascant. 12
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portabadgescant. 120
- Cordones para acreditacionescant. 120
- Folletos del programacant. 120
- Manteles individualescant. 20
- Cartel del escenario
- Señales de rutacant. 8
- Plantascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 12
- Pinzas de servircant. 10
- bandejascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 3
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kg
- Café descafeinado - 500 g
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té Earl Grey - 100 sobres
- Azúcar - 2 kg
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Limones - 3 kg
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Té helado - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 72 botellas
- Tostadas - 12 paquetes
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Bollos integrales - 60 stuks
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Mantequilla - 2 kg
- Hummus - 3 kg
- Queso crema - 2 kg
- Queso joven - 4 kg
- Brie - 2 kg
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kg
- Salmón ahumado - 2 kg
- Untable vegetariano - 2 kg
- Pepinos - 3 kg
- Tomates - 4 kg
- Pimientos - 3 kg
- Rúcula - 1 kg
- Ensalada mixta - 3 kg
- Zanahorias - 3 kg
- Cebolla roja - 1 kg
- Uvas - 5 kg
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Naranjas - 60 piezas
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Galletas de avena - 120 units
- Galletas de mantequilla - 120 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kg
- Aceitunas - 2 kg
- Tomates secos al sol - 1 kg
- Aceite de semillas de uva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Ketchup - 1 litro
- Pesto - 1 kg
- Sal - 500 g
- Pimienta negra - 250 g
- Hierbas italianas - 250 g
- Pimentón - 250 g
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Detergente lavavajillas - 2 litros
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiador de cristales - 1 litro
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas
Consejos
- Calcula las sillas, los vasos y los platos para el número confirmado de asistentes más un 10 % adicional. Ese margen cubre cambios de última hora y piezas que se ensucian durante las pausas.
- Para el café, prepara como mínimo 2 tazas y 2 cucharillas por participante si habrá dos pausas. Deja jarras y bandejas listas antes de que llegue el primer grupo.
- Reserva un micrófono inalámbrico por cada ponente que intervenga a la vez y prueba altavoces, mesa de mezclas y soportes al menos 2 horas antes de abrir el registro.
- Lleva un cable HDMI y un adaptador compatible por cada portátil que vaya a presentar, además de un juego de repuesto. Comprueba cada presentación en la pantalla el mismo día.
- Ordena las acreditaciones alfabéticamente y prepara la mesa de registro 60 minutos antes del inicio. Guarda baterías externas, cables alargadores y regletas en un punto identificado para resolver fallos sin buscar por toda la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos vasos necesito para una conferencia?
- Calcula 2 vasos por asistente si habrá agua durante toda la jornada: uno en la sala y otro de reposición. Para 100 personas, prepara al menos 220 vasos, es decir, un margen del 10 %.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para una conferencia con catering?
- Para cada participante calcula 1 plato de cena, 1 plato de postre, 1 tenedor, 1 cuchillo y 1 cuchara, más un 10 % de reserva. Si también sirves café, añade 2 tazas y 2 cucharillas por persona para dos pausas.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes para confirmar proyector, pantalla, cables, adaptadores, micrófonos y altavoces. Repite una prueba completa 2 horas antes de la apertura, con los portátiles y las presentaciones definitivas.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para una conferencia?
- Prepara una silla por participante confirmado y añade un 5 % de reserva. El número de mesas depende de la distribución, pero cuenta al menos una mesa de registro, una mesa de escenario y las mesas necesarias para el catering y el servicio de bebidas.
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