Que faut-il prévoir pour une conférence ?

Une conférence demande plus qu’une salle et un programme. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, les boissons, les supports imprimés et le matériel technique à acheter, louer ou apporter. Prévoyez notamment un poste d’inscription, des pupitres, un écran, des microphones et les câbles adaptés. Les éléments oubliés sont souvent les adaptateurs HDMI, les multiprises et les besoins alimentaires recueillis trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 18
Tables de bièreqté 6
Pupitres de conférenceqté 2
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Petites cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanières de badgeqté 120
Brochures du programmeqté 120
Nappesqté 20
Pancarte de scène
Panneaux de directionqté 8
Plantesqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 6
Lampes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 10
plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kg
- Café décaféiné - 500 g
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Thé Earl Grey - 100 sachets
- Sucre - 2 kg
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Citrons - 3 kg
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Thé glacé - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Toast - 12 paquets
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Beurre doux - 2 kg
- Houmous - 3 kg
- Fromage frais - 2 kg
- Jeune fromage - 4 kg
- Brie - 2 kg
- Blanc de poulet fumé - 3 kg
- Saumon fumé - 2 kg
- Tartinade végétarienne - 2 kg
- Concombres - 3 kg
- Tomates - 4 kg
- Poivrons - 3 kg
- Roquette - 1 kg
- Salade mélangée - 3 kg
- Carottes - 3 kg
- Oignon rouge - 1 kg
- Raisins - 5 kg
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Oranges - 60 pièces
- Barres de muesli - 120 pièces
- Cookies à l'avoine - 120 pièces
- Biscuits au beurre - 120 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 3 kg
- Olives - 2 kg
- Tomates séchées au soleil - 1 kg
- Huile de pépins de raisin - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Pesto - 1 kg
- Sel - 500 g
- Poivre noir - 250 g
- Herbes italiennes - 250 g
- Paprika en poudre - 250 g
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 1 litre
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, l’équipe et les changements de dernière minute.
Pour l’accueil, préparez une table d’inscription, les badges triés par ordre alphabétique et quelques stylos. Installez ce point au moins 45 minutes avant l’arrivée du premier participant.
Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Mettez l’eau et les autres boissons au frais avant l’ouverture des portes.
Vérifiez chaque présentation sur l’ordinateur qui sera utilisé et prévoyez au moins deux adaptateurs HDMI, même si un seul est actuellement nécessaire.
Commandez les impressions, les badges et les menus au moins 7 jours avant la conférence. Gardez une dizaine de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, cela représente donc 105 à 110 chaises, sans oublier les places des intervenants et de l’équipe.
Combien de microphones faut-il pour une conférence ?: Prévoyez au minimum un microphone pour chaque intervenant présent sur scène et un microphone supplémentaire pour les questions du public. Pour quatre intervenants, préparez généralement cinq microphones, selon le format des échanges.
Quand faut-il commander le matériel technique d’une conférence ?: Réservez le projecteur, l’écran, la sonorisation et les microphones au moins 2 à 3 semaines à l’avance. Testez ensuite les présentations, les câbles HDMI et les adaptateurs la veille, puis de nouveau 60 minutes avant le début.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une conférence ?: Prévoyez au moins une tasse, un verre et une assiette par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour 80 participants, comptez donc environ 88 pièces de chaque type utilisé, davantage si plusieurs pauses ou repas sont prévus.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.