Konferenz-Einkaufsliste für Ausstattung, Catering und Technik
Für eine Konferenz brauchen Sie mehr als Stühle und Kaffee. Neben Mobiliar und Geschirr müssen Präsentationstechnik, Mikrofone, Kabel und Material für den Registrierungstisch rechtzeitig bereitliegen. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, die Ausstattung passend zur Teilnehmerzahl zu planen und typische Engpässe zu vermeiden. Besonders Adapter, Ersatzstrom und gekühlte Getränke werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 18
- BiertischeAnz. 6
- RednerpulteAnz. 2
- Podiumstisch
- RegistrierungstischAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 20
- KaraffenAnz. 12
Ausstattung
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- ThermokannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- Badge-KordelnAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- TischdeckenAnz. 20
- Bühnenplakat
- WegweiserAnz. 8
- PflanzenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierzangenAnz. 10
- TablettsAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 kg
- Koffeinfreier Kaffee - 500 g
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Earl-Grey-Tee - 100 Beutel
- Zucker - 2 kg
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Sojamilch - 4 Liter
- Zitronen - 3 kg
- Stilles Mineralwasser - 80 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 72 Flaschen
- Toast - 12 Packungen
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Vollkornbrötchen - 60 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Butter - 2 kg
- Hummus - 3 kg
- Frischkäse - 2 kg
- Junger Käse - 4 kg
- Brie - 2 kg
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 3 kg
- Geräucherter Lachs - 2 kg
- Vegetarischer Aufstrich - 2 kg
- Gurken - 3 kg
- Tomaten - 4 kg
- Paprika - 3 kg
- Rucola - 1 kg
- Gemischter Salat - 3 kg
- Karotten - 3 kg
- Rote Zwiebel - 1 kg
- Trauben - 5 kg
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Orangen - 60 Stück
- Müsliriegel - 120 Stück
- Haferkekse - 120 Stück
- Butterkekse - 120 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 kg
- Oliven - 2 kg
- Getrocknete Tomaten - 1 kg
- Traubenkernöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Ketchup - 1 Liter
- Pesto - 1 kg
- Salz - 500 g
- Schwarzer Pfeffer - 250 g
- Italienische Kräuter - 250 g
- Paprikapulver - 250 g
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Liter
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 1 Liter
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
Tipps
- Planen Sie bei Stühlen mindestens 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Teilnehmenden sollten also 105 bis 110 Sitzplätze bereitstehen, falls sich kurzfristig jemand anmeldet oder ein Stuhl beschädigt ist.
- Rechnen Sie pro Person mit mindestens einem Wasserglas und einer Kaffeetasse. Für einen Empfang oder eine Abendveranstaltung brauchen Sie zusätzlich Weingläser; bestellen Sie bei zerbrechlichem Geschirr etwa 10 Prozent mehr.
- Prüfen Sie für jeden Präsentationsplatz ein HDMI-Kabel und den passenden HDMI-Adapter. Legen Sie mindestens einen Ersatzadapter und zwei zusätzliche Verlängerungskabel bereit, statt die Technik erst beim Aufbau zu testen.
- Planen Sie bei mehreren Vorträgen nicht nur einen Projektor und eine Leinwand, sondern auch einen Laptop mit Präsentationsklicker. Sammeln Sie die Präsentationen spätestens 24 Stunden vor Beginn und speichern Sie eine Kopie auf einem zweiten Gerät.
- Richten Sie den Registrierungstisch mit alphabetisch sortierten Badges, Teilnehmerliste und ausreichend Platz für Nachmeldungen ein. Stellen Sie Getränke mindestens 30 bis 60 Minuten vor Einlass kalt, damit die Ausgabe nicht während der Anmeldung beginnt.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz?
- Planen Sie pro angemeldeter Person mindestens ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel, ein Wasserglas und eine Kaffeetasse ein. Bei 100 Gästen sind jeweils 105 bis 110 Stück sinnvoll, damit Reserve vorhanden ist.
- Wie viele Stühle brauche ich für 100 Konferenzteilnehmer?
- Für 100 erwartete Teilnehmende sollten Sie 105 bis 110 Stühle bereitstellen. So bleiben fünf bis zehn Plätze für kurzfristige Anmeldungen, Helfende oder beschädigte Stühle frei.
- Welche Technik brauche ich für eine Konferenz mit Präsentationen?
- Mindestens nötig sind Projektor, Projektionsleinwand, Laptop, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel. Für Vorträge mit mehreren Personen kommen Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und ein Mischpult hinzu.
- Wann sollte die Konferenztechnik getestet werden?
- Testen Sie die komplette Technik spätestens am Vortag und erneut 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfen Sie dabei Bildübertragung, Ton, Mikrofone, Präsentationsklicker und alle Adapter mit dem tatsächlich verwendeten Laptop.
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