Concours hippique organiseren: complete checklist

Een concours hippique vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en deelnemers. Je legt eerst terrein, wedstrijdonderdelen, reglement en officiële jury vast. Daarna volgen inschrijvingen, controles van paard- en ruitergegevens, startgelden, vrijwilligers en wedstrijdmappen. In de laatste dagen controleer je de bodem, materialen, startnummers, prijzen en technische middelen. Deze checklist helpt je de 66 taken en 64 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein vastleggen
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Officiële jury vastleggen
2 personen
Parcoursbouwer vastleggen
Tijdwaarnemers vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Deelnemersinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Paard- en ruitergegevens controleren
2 personen
Startgelden registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en linten bestellen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Startlijsten publiceren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Prijzen en rozetten ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Terrein en bodem inspecteren
3 personen
Route- en parkeerborden plaatsen
3 personen
Springparcours uitzetten
4 personen
Dressuurring uitzetten
3 personen
Tenten en tafels opbouwen
5 personen
Publieksvakken afzetten
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Paardenwatervoorziening plaatsen
3 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
Geluid en portofoons testen
2 personen

Event

Inschrijvingen openen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden en trailers ontvangen
4 personen
Parcoursbriefing geven
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Startvolgorde omroepen
Tijd en strafpunten registreren
2 personen
Juryformulieren verwerken
2 personen
Parcours bewaken
2 personen
Paardenpaddocks controleren
2 personen
Dranken en koffie serveren
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en toiletten controleren
2 personen
Uitslagen invoeren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijzen en linten uitreiken
4 personen
Vertrekkende trailers begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Tenten en dranghekken afbreken
5 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Uitslagen en formulieren archiveren
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Deelnemers uitslagen toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijfbalie
Paddockpanelenaantal 30
Dranghekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Springstandaardenaantal 16
Springbalkenaantal 24
Springvullingenaantal 10
Dressuurhekjesaantal 24
Dressuurlettersaantal 8
Pionnenaantal 30
Meetlintenaantal 3
Borstelsaantal 6
Kruiwagensaantal 4
Hooivorkenaantal 4
Waterbakken voor paardenaantal 12
Drinkslangenaantal 3
Hooiruivenaantal 6

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Startnummerhoudersaantal 60
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Parkeerbordenaantal 8
Infobordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Prijzenbekersaantal 12
Rosettenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Antislipmattenaantal 8

Papierwaren

Startlijstenaantal 100
Juryformulierenaantal 150
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 300

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg wedstrijdonderdelen, reglement en jury vroeg vast. Regel ook de parcoursbouwer en tijdwaarnemers voordat je de uitnodigingen verstuurt, zodat deelnemers weten waarvoor ze zich inschrijven.
Open de inschrijving pas wanneer deelnemersinformatie compleet is. Controleer daarna per aanmelding de paard- en ruitergegevens en registreer het startgeld voordat je startlijsten maakt.
Plan terrein en logistiek apart van de sportonderdelen. Controleer de bodem, plaats paddockpanelen en dranghekken en wijs een plek aan voor de inschrijfbalie, jurytafel, waterbakken en hooiruiven.
Maak per vrijwilliger een concrete dienst en taak. Zorg dat jury, tijdwaarnemers en parcoursploeg via portofoons of megafonen kunnen communiceren en leg stopwatches en reservekabels klaar.
Doe de laatste materiaalcontrole niet pas op de wedstrijddag. Sorteer startnummers, stel wedstrijdmappen samen, haal prijzen en rozetten op en test laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concours hippique organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, wedstrijdonderdelen, jury en parcoursbouwer. Open de inschrijving zodra reglement en deelnemersinformatie klaar zijn, meestal 6 tot 10 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een concours hippique sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor het concours, zodat je paard- en ruitergegevens kunt controleren en startlijsten kunt opstellen. Houd daarna nog minimaal 3 dagen over voor correcties en publicatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een concours hippique?: Reken voor een kleinschalig concours op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers naast jury, parcoursbouwer en tijdwaarnemers. Verdeel vooraf taken voor inschrijving, terrein, paddock, baan, catering, uitslagen en opruimen.
Wat moet ik de dag voor een concours hippique controleren?: Controleer de bodem, parcoursmaterialen, hekwerken, water- en hooiervoorzieningen en alle communicatie- en printapparatuur. Leg ook startnummers, wedstrijdmappen, prijzen en rozetten klaar en test de laptop, printer en stopwatches.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.