Checklist para organizar un concurso hípico sin imprevistos

Organizar un concurso hípico exige coordinar competición, caballos, jinetes, personal y material en un orden preciso. Empieza por fijar la fecha y el recinto, definir las pruebas y cerrar el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que comprobar los datos de cada participante, preparar el recorrido y publicar las listas de salida. Esta checklist también te ayuda a no olvidar premios, rosetas, comunicaciones, zonas para el público y material de pista.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y recinto
2 personas
Definir las pruebas de la competición
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Fijar el jurado oficial
2 personas
Coordinar al constructor del recorrido
Asignar cronometristas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar la información para participantes
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los caballos y jinetes
2 personas
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Encargar premios y cintas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las listas de salida
2 personas
Publicar listas de salida
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Recoger los premios y rosetas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar carpetas de competición
2 personas
Inspeccionar el terreno y el suelo
3 personas
Colocar carteles de ruta y aparcamiento
3 personas
Montar el recorrido de saltos
4 personas
Delimitar la pista de doma
3 personas
Montar carpas y mesas
5 personas
Delimitar las zonas para el público
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Instalar el bebedero para caballos
3 personas
Colocar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Probar el sonido y los walkie-talkies
2 personas

Evento

Abrir inscripciones
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir caballos y remolques
4 personas
Dar briefing del recorrido
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Anunciar el orden de salida
Registrar el tiempo y los puntos de penalización
2 personas
Procesar los formularios del jurado
2 personas
Vigilar el recorrido
2 personas
Comprobar los paddocks de caballos
2 personas
Servir bebidas y café
3 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los residuos y los baños
2 personas
Introducir resultados
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Entregar premios y cintas
4 personas
Guiar la salida de los remolques
3 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Recoger el material de competición
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Desmontar carpas y vallas de control
5 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Archivar resultados y formularios
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar el recinto
2 personas
Enviar los resultados a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mesa del jurado
Mostrador de inscripción
Paneles para paddockcant. 30
Vallas de control de multitudescant. 40
Papeleracant. 8

Material deportivo

Soportes de saltocant. 16
Vigas de saltocant. 24
Rellenos para saltoscant. 10
Vallas de domacant. 24
Letras de domacant. 8
Conoscant. 30
Cintas métricascant. 3
Cepilloscant. 6
Carretillascant. 4
Horcascant. 4
Bebederos para caballoscant. 12
Mangueras para bebidascant. 3
Rastros de henocant. 6

Equipo

Megáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Cronómetroscant. 4
Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Termoscant. 6

Decoración

Portadorsalescant. 60
Banderas de la competicióncant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Señales de aparcamientocant. 8
Carteles informativoscant. 6
Mantelescant. 10
Trofeoscant. 12
Rosetonescant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Artículos de papel

Listas de salidacant. 100
Hojas de evaluación del juradocant. 150
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Pulserascant. 300

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las pruebas, el reglamento y el jurado antes de enviar invitaciones. Si cambias las condiciones después de abrir las inscripciones, tendrás que corregir horarios y comunicarlo a todos los participantes.
No esperes al último día para revisar los datos de caballos y jinetes. Comprueba nombres, categorías, pruebas y tasas de inscripción antes de preparar las listas de salida.
Coordina con antelación al constructor del recorrido, cronometristas y voluntarios. Para el día del concurso, reparte funciones concretas y usa walkie-talkies para comunicar incidencias entre pista, inscripción y jurado.
Inspecciona el terreno y el suelo antes de montar la pista. Revisa también soportes, vigas, rellenos, vallas, letras, conos y cintas métricas para detectar material incompleto o dañado.
Prepara las carpetas de competición y la mesa de inscripción antes de la apertura. Deja listos el portátil, la impresora, los cables y las regletas, y recoge premios y rosetas con tiempo suficiente para la entrega.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso hípico?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite fijar el recinto, cerrar las pruebas y el reglamento, contratar al jurado, abrir inscripciones y pedir premios y material.
¿Cuándo se deben publicar las listas de salida?: Publícalas después de comprobar los datos de caballos y jinetes y de registrar las tasas de inscripción. Como referencia, intenta dejarlas disponibles entre 3 y 7 días antes del concurso para que los participantes puedan revisar sus horarios.
¿Qué material hay que revisar antes de un concurso hípico?: Revisa la pista completa, incluidos soportes y vigas de salto, rellenos, vallas, letras, conos y cintas métricas. Comprueba además cronómetros, megáfonos, walkie-talkies, impresora, cables y regletas entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo hay que asignar a los voluntarios?: Asigna los puestos al menos 1 semana antes y confirma la disponibilidad 2 o 3 días antes. Incluye funciones para inscripción, control del público, pista, cronometraje, apoyo al jurado y entrega de premios.

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